Die 6 besten DocuSign Alternativen | 2024

Tagtäglich werden Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter gebeten, Information und Unterschriften zu übermitteln. Dank digitaler Lösungen ist das so einfach wie nie zuvor. Mit wenigen Klicks können alle angefragten Information reibungslos über mobile Endgeräte in Verträgen, Formularen und Anträgen eingetippt und an das Unternehmen übermittelt werden.

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Die elektronische Signatur ist in den letzten Jahren auch in Deutschland immer beliebter geworden. Doch im Vergleich zu anderen Ländern hinken wir hier noch etwas hinterher. Zum Glück gibt es jedoch viele Lösungen auf dem Markt, um digitale Verträge und Signaturen schnell und einfach zu gestalten.

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Ein bekannter Anbieter in diesem Bereich ist DocuSign aus den USA. Die Lösung gibt es bereits seit über 20 Jahren und wird stetig weiterentwickelt. Mit DocuSign kann man ganz einfach eine PDF-Datei hochladen, das Signaturfeld an der passenden Stelle platzieren und das Dokument an die Person senden, die es unterschreiben soll. Das ist wirklich einfach und unkompliziert.

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DocuSign bietet zudem viele Integrationsmöglichkeiten mit anderen Programmen an. Das macht die Plattform nicht nur in den USA, sondern weltweit sehr beliebt. Unternehmen und Organisationen aller Größenordnungen können von der schnellen und einfachen Abwicklung von Dokumenten profitieren.

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DocuSign Preise

Warum sollte man sich eine Alternative zu DocuSign suchen?

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DocuSign ist zweifellos eines der bekanntesten und bekanntesten Werkzeuge für elektronische Signaturen und Dokumentenmanagement. 

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Allerdings gibt es auch einige Gründe, warum Alternativen in Betracht gezogen werden sollten. Zum einen kann der Preis für die Lösung für kleinere Unternehmen und Einzelpersonen zu hoch sein, da alle Pakete Einschränkungen des Volumens beinhalten und dennoch nach Lizenzen abgerechnet werden. Zudem berichten Nutzer von Einschränkungen innerhalb der Plattform und, dass sich nach einem Werkzeug mit mehr Funktionen gesehnt wird. 

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Darüber hinaus gibt es große Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und des Datenschutzes bei der Nutzung von DocuSign. 

Im Folgenden zeigen wir euch einige der besten Alternativen für den US-amerikanischen Softwareanbieter.

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Die 6 besten Alternativen‍

• Paperless
• Adobe Sign
• SignNow
• Hello Sign
• Skribble
• PandaDoc

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Alternativen im Überblick

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Paperless bietet eine umfassende Lösung für effiziente Formular- und Antrags-Workflows sowie rechtssichere E-Signaturen. Mithilfe eines benutzerfreundlichen Drag & Drop-Builders können intelligente Vorlagen direkt in der Plattform erstellt werden.

Die erstellten Dokumente können problemlos und barrierefrei über alle mobilen Endgeräte ausgefüllt und rechtssicher signiert werden. Empfangene Daten und Dateien können über die API nahtlos in bestehende Fachanwendungen integriert werden. 

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Ein besonderes Augenmerk wird dabei auf höchste IT-Sicherheit und Datenschutz gelegt, um ein sicheres und zuverlässiges Produkt zu gewährleisten.

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Worin unterscheidet sich Paperless zu DocuSign?

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Die Kernfunktionalität von DocuSign wurde vor über 20 Jahren entwickelt und basiert noch immer auf traditionellen Prozessen und einer altmodischen technologischen Basis. 

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Anders als DocuSign arbeitet Paperless nicht mit bestehenden, veralteten und statischen PDF-Dokumenten, sondern nutzt ein eigenes Format, welches direkt in der Plattform aufgebaut wird und eine Vielzahl an Möglichkeiten und Verbesserungen ermöglicht. 

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So können Daten nativ in den Dokumenten gesammelt werden, alle Dokumente passen sich automatisch der Bildschirmgröße an, sind barrierefrei (das ist wichtig, da Unternehmen ab 2025 alle Formulare auch barrierefrei anbieten müssen) und lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Zudem können alle Formulare und Dokumente in diversen Sprachen gestaltet und mit einer Logik versehen werden, um eine dynamische Zusammensetzung zu ermöglichen. 

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Ein allzeit präsentes Thema auf Bewertungsplattformen sind zudem die berechtigten Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit von DocuSign. Aufgrund der Server in den USA und der damit verbundenen rechtlichen Verstöße (Schrems II) raten Datenschutzexperten von der Nutzung ab. Auf Nachfrage beim Anbieter konnte zudem nicht bestätigt werden, dass Daten bei einem Zukauf von europäischem Hosting nicht doch in die Rechenzentren in den USA übertragen werden. 

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Paperless hingegen betreibt das Hosting der Daten ausschließlich in Deutschland und arbeitet exklusiv nur mit europäischen Subunternehmen zusammen.

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Paperless Features

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Die Funktionen von Paperless im Überblick

• Paperless bietet einen intuitiven Drag & Drop Builder, der ohne Programmierkenntnisse genutzt werden kann.
• Intelligente Formulare und Verträge können mit Paperless in wenigen Minuten erstellt werden.
• Workflows können flexibel und anpassbar gestaltet werden und Rollen und Funktionen können einfach zugewiesen werden.
• Die Lösung verfügt über leistungsstarke Schnittstellen und APIs, die eine reibungslose Integration in bestehende Systeme ermöglichen.
• Paperless ist vollständig konform mit der DSGVO und der eIDAS-Verordnung, um maximale Datenschutzsicherheit zu gewährleisten.
• Die Preisgestaltung ist transparent und basiert auf einer nutzungsbasierten Abrechnung, bei der nur für tatsächlich genutzte Funktionen gezahlt wird.

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Paperless Preise

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Nutzer von Paperless profitieren von einer klaren Preisstruktur. 

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Bezahlte Pläne starten bei €49/Monat und beinhalten 180 Dokumentenprozesse pro Jahr.

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Für wen ist Paperless geeignet?

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Paperless wird von Unternehmen geschätzt, die besonderen Wert auf Einfachheit, exzellenten Kundenservice und Datenschutz legen. Sowohl öffentliche Auftraggeber wie die Stadt Frankfurt, Kommunen und Stadtwerke als auch führende Unternehmen wie Google, RECUP und Hans im Glück nutzen die Lösung von Paperless. Auch kleine Unternehmen wie Steuerberater und IT-Systemhäuser setzen auf die Plattform.

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Adobe Acrobat Sign, ehemals bekannt als EchoSign, eSign und Adobe Sign, ist ein Cloud-basierter elektronischer Signaturdienst. Er ermöglicht es Benutzern, nahtlos über alle mobilen Geräte oder einen Webbrowser Unterschriften zu senden, zu unterzeichnen, zu verfolgen und zu verwalten

Adobe Acrobat Sign kann problemlos mit anderen Adobe-Anwendungen integriert werden und bietet ein hohes Maß an Vertrauen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Adobe Sign Teil eines größeren Portfolios für Kreativität, Marketing und digitale Medien ist. Im Vergleich zu spezialisierten Vertragswerkzeugen besitzt Adobe Sign daher nur eingeschränkte Funktionalitäten.

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Worin unterscheidet sich Adobe Sign zu DocuSign?

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Ohne Zweifel sind DocuSign und Adobe Sign zwei leistungsfähige Anbieter von eSignature-Software, die gute Funktionen und teilweise erschwingliche Preise bieten.

Allerdings gibt es auch einige Unterschiede zwischen den beiden:

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Im Vergleich zu DocuSign bietet Acrobat Sign mehr Möglichkeiten zur Anpassung und Personalisierung deiner Marke in den niedrigeren Preisklassen.

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Wenn du häufig PDFs bearbeiten und anpassen musst, kann ein Bundle aus Adobe Sign, Adobe Acrobat Reader und Adobe Document Cloud von Vorteil sein. Das kann jedoch schnell teuer werden. 

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Wenn du Wert auf die Erstellung von Signatur-Workflows und die Integration in bestehende IT-Systeme legst, ist DocuSign die bessere Wahl.

Adobe Sign Features

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Leistungen von Acrobat Sign, kurz aufgelistet

• Wiederverwendbare PDF Templates
• Integrationen zu Adobe und Microsoft
• Echtzeit Status-Updates 
• Automatische Archivierung aller Dokumente

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Adobe Sign Preise

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Acrobat Sign steht in diversen Varianten zur Verfügung. Hier gibt es jedoch eine grundsätzliche Entscheidung zwischen Einzelanwendern und Teams. Die Acrobat Pro Lizenz kostet pro Anwender und Monat 28,55€ und beinhaltet alle gängigen Funktionen einer E-Signatur Lösung. Lediglich für Integrationen müssen Aufpreise gezahlt werden. Zudem solltest Du beachten, dass es auch hier Obergrenzen an versendeten Dokumenten gibt, die aus den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens hervorgehen. 

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Für wen ist Adobe Sign geeignet?

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Acrobat Sign eignet sich insbesondere für Unternehmen, die bereits Lösungen von Adobe im Einsatz haben. Es können jedoch auch Einzelanwender von der Lösung profitieren.

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signNow ist ein US-amerikanischer cloudbasierter Anbieter von elektronischer Signaturtechnologie.. Die Software-as-a-Service-Plattform des Unternehmens ist darauf ausgelegt, dass Einzelpersonen und Unternehmen Dokumente problemlos von jedem Computer aus unterzeichnen und verwalten können.

Die Lösung ist zudem verfügbar für iPhone-, iPad- und Android-Geräte, was es Benutzern ermöglicht, Dokumente von ihrem Smartphone aus per E-Mail, Kamera oder Dropbox-Konto hochzuladen und zu unterzeichnen. Über 23 Millionen Nutzern setzen auf die Lösung aus den Vereinigten Staaten.

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Worin unterscheidet sich signNow zu DocuSign?

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Ähnlich wie DocuSign ist auch signNow eine bekannte Lösung für E-Signaturen. Auch wenn sich ein Großteil der Funktionen überschneiden, so berichten Nutzern auf Vergleichsplattformen von weniger Flexibilität und einem geringeren Umfang an Funktionen bei signNow. So ist es Nutzern nur in einem geringeren Umfang möglich, die Lösung nach eigenen Wünschen zu personalisieren und den CI-Vorgaben anzugleichen. DocuSign bietet zudem mehr Integrationsmöglichkeiten als signNow. Andererseits berichten einige Nutzer von geringeren Kosten und einem benutzerfreundlicherem Interface.

‍signNow Features

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Die Leistungen von signNow im Überblick:

• Hohe Kompatibilität: Versenden und Verwalten von Dokumenten auf allen mobilen Endgeräten.
• Einfache E-Signatur
• viele Integrationen zu bekannten Lösungen, wie Salesforce, Microsoft Teams und Google Mail

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signNow Preise

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signNow bietet für alle Pläne eine kostenlose Testphase. Nach eigenen Angaben ist der Premium Business Plan der meistgenutzte Plan. Die bezahlte Version liegt bei 30€ pro Nutzer im Monat und beinhaltet 8 Transaktionen im Monat. Werden die Transaktionen überschritten, kann auch ein Pay-As-You-Go Modell gewechselt werden.

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Für wen ist signNow geeignet?

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signNow eignet sich für Unternehmen jeglicher Größe, die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit wertschätzen. Für Unternehmen, die komplexe Prozesse, Workflows und eine ganzheitliche Betrachtung für Dokumente, Formulare und Anträge aller Art wünschen, bietet die Lösung jedoch nicht genügend Flexibilität und Funktionen. 

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Dropbox Sign ist die E-Signatur Lösung des bekannten Anbieters Dropbox aus den USA. Die Lösung war früher auch als HelloSign bekannt und gilt als einfaches, sicheres und zuverlässiges Werkzeug, um PDF Dokumente schnell zu unterzeichnen. Wie die bereits genannten Alternativen zu DocuSign, haben Datenschützer auch bei dieser Lösung große Bedenken.

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Worin unterscheidet sich DropBox Sign zu DocuSign?

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In den letzten Monaten gab es ein großes Update der Funktionalitäten und ein neues Formular-Modul wurde ergänzt. Anders als bei DocuSign ist es Nutzern hierbei möglich, intelligente und dynamische Formulare aufzubauen und gänzlich auf die veraltete PDF-Technologie zu verzichten. Die Kernfunktionalität, PDFs zu unterzeichnen, bleibt davon unberührt.

Dropbox Sign Features

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Die wichtigsten Funktionen von Ironclad im Überblick: 

• Vorlagen: Nutzen von Vorlagen zur schnelleren Abwicklung gängiger Prozesse
• Teammanagement: Das zentrale Dashboard vereinfacht die Nutzerverwaltung 
• Formulare: Intelligente Formulare, die moderne Kundenerwartungen erfüllen

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Dropbox Sign Preise

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Der Standard Plan von DropBox Sign kostet 29€ pro Monat und Nutzer. Einige bezahlte Funktionen können als Add-On hinzugefügt werden. 

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Für wen ist Dropbox Sign geeignet?

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Dropbox Sign eignet sich für Unternehmen, die PDF Dokumente unterzeichnen möchten und dabei ein einfache und zuverlässige Lösung einsetzen möchten. Auch moderne Unternehmen, die erkannt haben, dass die PDF-Technologie veraltet ist und keine Zukunft im modernen Formularmanagement hat, eignet sich die Lösung. Organisationen, die komplexe Workflows abbilden möchten und dabei hohen Wert auf Datenschutz legen, sollten sich nach einer Alternative umsehen. 

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Skribble ist eine schweizer Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Signaturprozesse nahtlos digital abzuwickeln. Als umfassende Lösung ermöglicht Skribble die rechtlich passende elektronische Signatur für verschiedene Vertragsarten, selbst wenn die Gesetzgebung die Schriftform vorschreibt. Dabei agiert Skribble als One-Stop-Shop, der alle erforderlichen Funktionen bereitstellt. 

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Worin unterscheidet sich Skribble zu DocuSign?

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Das schweizer Unternehmen legt großen Wert auf Datenschutz und Datensicherheit, was die Lösung für europäische Unternehmen zu einer attraktiven Wahl macht. Jegliche PDF Dokumente können in der Lösung hochgeladen und mit einem passenden Signaturfeld versehen werden. DocuSign bietet hierbei deutlich mehr Funktionalitäten und Flexibilität.

‍Skribble Features

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Die wichtigsten Funktionen von Pandadoc im Überblick: 

• rechtssichere E-Signatur auf PDF 
• Signaturreihenfolgen festlegen 
• personalisieren der visuellen Signatur

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Skribble Preise

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Skribble kostet im Team Plan 23€ pro Nutzer im Monat und hat eine Limitierung von 20 Nutzern und 72 Signaturen. Weitere Signaturen kosten zwischen 2,50€ für die FES und 4,50€ für die QES.

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Für wen eignet sich Skribble?

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Skribble eignet sich insbesondere für kleine Unternehmen mit geringem Dokumentenvolumen, die hohen Wert auf Datenschutz legen. Für Unternehmen mit einer Vielzahl an Prozessen steigen die Kosten schnell.

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PandaDoc, eine weitere Lösung aus den Vereinigten Staaten, stellt eine umfassende Plattform bereit, die es ermöglicht, Dokumente jeglicher Art zu erstellen, zu bearbeiten und zu unterzeichnen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Anwendungsfällen im Vertrieb, wie beispielsweise der Erstellung attraktiver Angebote und Kaufverträge

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Worin unterscheidet sich PandaDoc zu DocuSign?

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PandaDoc erweist sich als besonders geeignet für den Einsatz in expandierenden Vertriebsteams. Die umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten der Dokumente bieten eine hohe Flexibilität und ermöglichen eine individuelle Anpassung. Es können intelligente Vorlagen genutzt werden, um Dokumente schnell zu erstellen und an potenzielle Kunden zu senden. Darüber hinaus ermöglichen Funktionen wie intelligente Variablen und die Integration von Videos in den Dokumenten eine schnelle und zielgerichtete Personalisierung aller Dokumente. Dies trägt dazu bei, dass PandaDoc effektiv in Vertriebsprozessen eingesetzt werden kann, insbesondere in wachsenden Teams.

‍PandaDoc Funktionen

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• Vorlagen zur schnellen Abwicklungen von Angeboten, NDAs und Kaufverträgen
• Diverse Felder per Drag & Drop platzierbar 
• Empfängerreihenfolgen & Workflows
• alle gängigen CRM-Systeme integrierbar

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PandaDoc Preise

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PandaDoc stellt einen kostenlosen Plan zur Verfügung. Der Business Plan kostet 59€ pro Benutzer pro Monat und ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl von Signaturen. Zusätzliche kostenpflichtige Funktionen wie Massenversand, Formulare und Zugriff auf die API können in Absprache mit dem Vertriebsteam hinzugebucht werden.

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Für wen eignet sich PandaDoc?

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Die Lösung wird insbesondere von schnell wachsenden Vertriebsteams eingesetzt.

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Leistungsvergleich

Im Folgenden werden die Leistungen der jeweiligen Business Pakete (monatlich) der vorgestellten Anbieter verglichen.

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Fazit

Die Anforderungen von Unternehmen an E-Signatur-Softwareanbieter sind umfassend und lassen sich nicht pauschalisieren. Es ist ratsam, mit dem Anbieter in Kontakt zu treten und über die individuellen Herausforderungen und Ziele zu sprechen. Unternehmen, die in der Europäischen Union tätig sind, sollten bei der Auswahl einer Lösung besonders auf den Standort der Server achten und eine Lösung wählen, die Datenschutz und Datensicherheit priorisiert. Zudem erwarten Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Dokumente auszufüllen und zu signieren. Eine responsive Lösung, die sich auf allen mobilen Endgeräten an die Bildschirmgröße anpasst, kann dabei hilfreich sein. 

Paperless erfüllt die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit und ist zudem barrierefrei. Die All-In-One Plattform ermöglicht den Aufbau, Versand und das Management von intelligenten und dynamischen Dokumenten, die das Ausfüllen und Signieren zu einer nahtlosen digitalen Erfahrung machen.

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