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Ganz ähnlich lautete der Titel eines 2018 erschienenen Artikels in der Business World, der über die dramatischen Folgen eines schlechten Dokumentenmanagements für Unternehmen berichtet. Das zeigt sich insbesondere auch im Vertragsmanagement von Unternehmen. So haben Studien gezeigt, dass Verträge die nicht effizient verwaltet werden einen Verlust von bis zu 40% des Ertragspotentials mit sich bringen. Die gute Nachricht: Das Vertragsmanagement in Unternehmen kann automatisiert und digitalisiert werden. Wie genau das umgesetzt werden kann, gibt es in diesem Blog zu lesen.
Die Herausforderung: Vertragsmanagement ist komplex
Das Vertragsmanagement lässt sich häufig branchenübergreifend und unabhängig von Produkt / Dienstleistung zusammenfassen, da die Abläufe und Prozesse in Unternehmen zumeist sehr ähnlich sind. Das macht das Thema prädestiniert für Automatisierung und innovative Lösungen, die klassische Herausforderungen im Vertragsmanagement lösen. Bereits bei einer oberflächlichen Betrachtung wird deutlich, dass sowohl Unternehmen, als auch deren Kunden, durch ein ineffizientes und aufwendiges Vertragsmanagement viel Zeit und Geld verlieren. Taucht man tiefer ein, findet man schnell heraus, dass es immer wieder die gleiche handvoll an Herausforderungen ist, die das Vertragsmanagement zur Qual werden lassen:
Fehlende “Templateisierung”: Noch immer arbeiten viele Unternehmen mit Verträgen in Word, die extrem aufwendig erstellt und individualisiert werden. Zumeist gibt es hier zwar Vorlagen, die jedoch nur einen groben Rahmen vorgeben, den Mitarbeitende zur weiteren Vertragsausarbeitung nutzen können.
Kaum Ordnung und schlechte Archivierung: Wo liegt nochmal der Kaufvertrag? Und haben wir noch den Personalfragebogen? Die fehlende Ordnung und damit einhergehende mangelnde Transparenz führt in vielen Unternehmen zu Unordnung und macht das Vertragsmanagement zu einer Aufgabe, die schlichtweg zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Aufwendige Bearbeitungsprozesse: Zwar gibt es für viele der Schritte im Lebenszyklus eines Vertrages Lösungen in Unternehmen, jedoch sind diese nicht intelligent vernetzt und häufig sogar redundant. Aufgrund dieser mangelnden Verknüpfung müssen Prozesse händisch bearbeitet werden und Dokumente zeitaufwendig und manuell erstellt, exportiert, importiert und archiviert werden.
Es gibt nur wenige Prozesse, an denen so viele Shareholder, sowohl innerhalb, als auch außerhalb des Unternehmens beteiligt sind, wie dem der Vertragserstellung und dem gesamten Vertragsmanagement. Kommunikation zwischen den Abteilungen ist somit der Schlüssel zum Erfolg und entscheidend über eine erfolgreiche Kundenbeziehung: Von der ersten Erstellung eines Vertrages über die Erfassung kundenspezifischer Daten bis hin zu der digitalen Unterschrift. In jedem dieser Schritte kann viel Geld und Zeit gespart werden. Wenn die Herangehensweise ganzheitlich verändert wird, sogar sehr viel davon.
Die Lösung: Vertragsmanagement holistisch denken und effizient gestalten
Betrachtet man den üblichen Vertragsprozess, so lässt sich dieser in sieben Schritte aufteilen:
1. Initialisierung und Beginn des Vertragsprozesses: Mitarbeitende des Unternehmens initialisieren den Vertragsprozess. Jede Abteilung in Unternehmen, von HR über den Einkauf bis hin zu dem Vertriebsteam kann hierbei eine beteiligte Gruppe im Prozess des Vertragsmanagements spielen.
2. Auswahl der Vertragsvorlagen: Auf den jeweiligen Anwendungsfall angepasst, wird nun die relevante Vertragsvorlage gesucht und auf den Vertragspartner angepasst.
3. Personalisierung des Vertrags: Personalisierung darf in den Verträgen nicht fehlen und entscheidet teilweise über die Zukunft der Beziehung der Vertragsparteien. Neben den essentiellen Angaben, wie dem Namen und der Adresse können auch Zusätze wie spezielle Klauseln oder individuelle Vereinbarungen einen entscheidenden Bestandteil darstellenund die Vertrags-Erfahrung verbessern.
4. Freigabe des Entwurfs: Viele Unternehmen arbeiten mit dem Vier-Augen-Prinzip, das einen Freigabeprozess darstellt. Ist der Vertrag ausgearbeitet und personalisiert, wird dieser häufig dem zuständigen Abteilungsleiter vorgelegt und um Freigabe gebeten.
5. Feedback des Empfängers sammeln: Das freigegebene Dokument wird daraufhin dem Kunden vorgelegt mit der Bitte notwendige Ergänzungen hinzuzufügen.
6. Vertragsschluss zwischen den Parteien: Beide Parteien schließen bei Einigung über die Vertragsinhalte den Vertrag und signieren diesen.
7. Archivierung: Der geschlossene Vertrag muss nun in vielen Fällen revisionssicher abgelegt werden, sodass dieser schnell wiedergefunden werden kann.
In jedem dieser Schritte kann eine Lösung für Vertragsmanagement helfen Prozesse effizienter zu machen. Hierbei hilft es den Prozess zu standardisieren. Vereinheitlichtes Vertragsmanagement zeichnet sich besonders durch wiederkehrende Muster aus. Egal ob Personalfragebogen, Leasingvertrag, Kaufvertrag, Wartungsmanagement oder NDA, der Lebenszyklus bleibt der Gleiche: Erstellen, Überprüfen und Freigeben.
Digitale Lösungen für Vertragsmanagement schaffen für jede dieser Phasen einen reibungslosen Ablauf und dienen in allen Phasen als wertstiftender Helfer.
1. Aufbau der elektronischen Dokumente:
Ein Großteil der aufgewendeten Zeit im Vertragsmanagement wird in den formkorrekten Aufbau der Dokumente gesteckt. Der Aufbau läuft zumeist über Programme wie Word oder Google Docs. Und auch wenn diese Programme hilfreich bei der Erstellung von Dokumenten sind, ist Zusammenarbeit bei der Erstellung eine große Herausforderung. Nur zu oft passiert es, dass der Überblick verloren geht und veraltete Versionen bearbeitet werden. Durch die intelligente Paperless Plattform mit integrierter Versionsverwaltung können Verträge gemeinsam erarbeitet werden, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass alte Versionen verwendet werden. Alles auf einer Plattform, ganz ohne aufwendiges Exportieren oder Formatieren.
2. Rechtssichere elektronische Signaturen:
Elektronische Signaturen bieten einen erheblichen Vorteil, um die Prozessdurchlaufzeiten zu verkürzen und durch eine ökologische Alternative Papierkosten zu senken. Studien haben gezeigt, dass 80% der elektronisch signierbaren Dokumente noch am selben Tag abgeschlossen werden. Durch die europäische eIDAS-Verordnung wird die elektronische Unterschrift seit 2016 in ganz Europa anerkannt. Damit ist die Beweiskraft garantiert und kann mithilfe eines Dienstleisters vorgenommen werden. Paperless ist dabei einer der wenigen Anbieter mit deutschem Serverstandort — was entscheidend für datenschutzkonforme Datenverarbeitung seit dem “Schrems II” Urteil des EuGH ist. Dementsprechend ist Paperless DSGVO konform und schützt die sensiblen personenbezogenen Daten, die über abgeschlossene Verträge empfangen werden.
3. Verträge verwalten und archivieren:
Intelligentes Vertragsmanagement mit Paperless ermöglicht das reibungslose Auffinden von jeglichen Verträgen, die im Umlauf des Unternehmens sind. Auch standardisierte Freigabeprozesse zwischen Abteilungen und Mitarbeitenden können aufgesetzt werden, um die zeitaufwendige Kommunikation via Telefon oder E-Mail zu vermeiden. Auch mit externen Partnern und Lieferanten kann durch digitale Lösungen innerhalb der Plattform kommuniziert und Vertragsdetails besprochen werden. Eine intelligente Lösung im Vertragsmanagement fördert zudem die Transparenz über vergangene Handlungen und Änderungen in den Verträgen. Bereits kurzfristig kann das die Zeit zur Unterschrift immens verkürzen und den Vertragsabschluss schneller über die Ziellinie bringen.
4. Statusmonitoring der Verträge
Sind nicht alle Vertragsdetails und Rahmenbedingungen geklärt, kann es vorkommen, dass Vertragsdokumente nicht unterzeichnet werden. Insbesondere bei hochfrequentierten Vereinbarungen, wie dem Versand von Kaufverträgen geht bei mangelnder Organisation leicht der Überblick verloren. Unternehmen bedienen sich dann gerne der Überwachung des Vertragsstatus, um besser zu verstehen bei welchen Kunden und Lieferanten Klärungsbedarf herrscht. So wird die Abschlussquote der Verträge erhöht. Auch das Forecasting in Unternehmen kann durch das Überwachen des Vertragsstatus verbessert werden. Diverse Filtermöglichkeiten innerhalb der Paperless Plattform, wie z.B. das Unterteilen in abgeschlossene und offene Verträge ermöglichen es auf einen Blick und per Knopfdruck, einen guten Überblick über den Status Quo in der jeweiligen Abteilung des Unternehmens zu erhalten.
Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick:
Aufgrund von fehlender “Templateisierung”, aufwendiger Bearbeitungsprozesse, kaum Ordnung und schlechter Archivierung wird zu viel Zeit für das Thema aufgewendet, wodurch das Unternehmen und der Kunde Zeit und Geld verlieren.
Die üblichen Vertragsprozesse weisen eine hohe Standardisierung auf und sind prädestiniert für Automatisierung und innovative Lösungen, die klassische Herausforderungen im Vertragsmanagement lösen.
Mit Paperless wird der gesamte Vertragslebenszyklus auf einer Plattform abgedeckt, um so mehr Produktivität, eine reibungslose Zusammenarbeit und ein besseres Kundenerlebnis zu ermöglichen. Damit können holistische Plattformen wie Paperless dazu beitragen, ein veraltetes und ineffizientes Vertragsmanagement in ein modernes, ganzheitliches Vertragsmanagement — und damit zur eingangs erwähnten Goldmine — zu transformieren.
