DocuWare Alternativen:
7 Tools im Überblick | 2024
Quelle: start.docuware.com
Automatisierung stellt eine unschätzbar wertvolle Ressource dar, indem sie nicht nur Zeit, sondern auch finanzielle Mittel einspart und potenzielle Komplikationen vermeidet. Trotz dieser Vorteile befinden sich viele Unternehmen noch immer in den Anfängen ihrer Automatisierungsbemühungen. Deutschland hinkt in Bezug auf die digitale Transformation im internationalen Vergleich hinterher.
Eine Lösung, die hier Abhilfe schaffen kann, bietet die Software von DocuWare. Die führende Produktlösung des Unternehmens, die den gleichen Namen trägt – "DocuWare" – ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten sowie die Nutzung von Automatisierungs- und Workflowfunktionen.
Diese Software präsentiert sich als Instrument, um Prozesse zu rationalisieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und Papierberge zu vermeiden. Die Implementierung von DocuWare versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Dokumente digital zu erfassen, zu speichern und leicht zugänglich zu machen. Dies führt nicht nur zu einer drastischen Reduzierung des manuellen Aufwands, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern und Datenverlust. Gleichzeitig werden Arbeitsabläufe beschleunigt und Engpässe vermieden, was zu einer erhöhten Effizienz und Produktivität führt.
Die Workflowautomatisierungsfunktionen von DocuWare bieten die Möglichkeit, komplexe Prozesse zu orchestrieren und zu überwachen. Routineaufgaben können automatisiert werden, wodurch Mitarbeiter von zeitraubenden und monotonen Tätigkeiten entlastet werden. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, Ressourcen gezielter einzusetzen und die Kreativität und Fachkompetenz der Mitarbeiter für wertschöpfende Aufgaben zu nutzen.
In einer Zeit, in der die Geschäftswelt ständigem Wandel unterliegt und die Anforderungen an Agilität und Effizienz stetig steigen, erweist sich DocuWare als guter Partner für Unternehmen, die ihre Automatisierungsstrategien vorantreiben möchten. Die Software trägt dazu bei, den Weg in Richtung einer effektiveren und digitalisierten Zukunft zu ebnen, in der Zeit, Ressourcen und Nerven geschont werden können.
DocuWare Preise
Warum sollte man sich eine Alternative zu DocuWare suchen?
Docuware gilt als zuverlässige Softwarelösung, die eine Vielzahl an Anwendungsfällen abbilden kann und dabei eine zuverlässige Performance bietet.
Dennoch berichten einige Anwender von einem mangelndem Funktionsumfang, was den Erstellungs- und Zeichnungsprozess von Dokumenten und Formularen betrifft. Zudem gilt das Interface der Lösung für einige Anwender als veraltet und starr.
Im Folgenden zeigen wir die besten Alternativen zu Docuware.
Die 6 besten Alternativen
- Paperless
- Optimal Systems
- Paperless Solutions
- Easy Software
- Jobrouter
- D-velop
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Alternativen im Überblick
Paperless stellt eine umfassende Lösung für effiziente Formular- und Antragsprozesse sowie die rechtskonforme Nutzung von E-Signaturen zur Verfügung.
Die Plattform ermöglicht die unkomplizierte Gestaltung von intelligenten barrierefreien Vorlagen - das alles geschieht dank des benutzerfreundlichen Drag & Drop-Editors mühelos. Die generierten Dokumente lassen sich problemlos auf sämtlichen mobilen Geräten ausfüllen und anschließend rechtsverbindlich signieren, ohne Einschränkungen.
Worin unterscheidet sich Paperless zu DocuWare?
DocuWare wurde vor über 30 Jahren entwickelt und basiert seit dem auf herkömmlichen Verfahren und veralteter Technologie. Im Gegensatz dazu verwendet Paperless kein vorhandenes, statisches PDF-Format, sondern erstellt ein eigenes Format direkt in seiner Plattform.
Daten und Anhänge können in den Dokumenten nativ gesammelt werden, und alle Dokumente passen sich automatisch der Bildschirmgröße an, während sie gleichzeitig barrierefrei sind, was ab 2025 eine verpflichtende Anforderung für Unternehmen ist, um barrierefreie Formulare bereitzustellen.
Die Erstellung von Formularen und Dokumenten erfolgt mit nur wenigen Klicks. Darüber hinaus können sämtliche Formulare und Dokumente in verschiedenen Sprachen gestaltet und logisch verknüpft werden, um eine dynamische Zusammenstellung zu ermöglichen.
Die wichtigsten Paperless Vorteile im Überblick:
- Datenschutz, made & hosted in Deutschland:
Paperless entspricht vollständig den Anforderungen der DSGVO und der eIDAS-Verordnung, um höchste Datenschutzsicherheit zu gewährleisten. - Persönlicher Support zu jeder Zeit:
Statt mit Chat-Bots können Kunden jederzeit mit erfahrenen Experten über einen Chat kommunizieren und erhalten so einen umfassenden persönlichen Support. - Native Barrierefreiheit:
Ab 2025 müssen Unternehmen alle Formulare barrierefrei anbieten, was mit Paperless ohne zusätzlichen Aufwand möglich ist. - Persönlicher Support zu jeder Zeit
Kurze Support-Wege sind dank des 24/7 menschlichen Supports von Paperless gewährleistet. Kunden können sich jederzeit an echte Experten wenden, ohne sich mit Chat-Bots herumschlagen zu müssen. - Transaktionsbasiertes Preismodell:
Ein transaktionsbasiertes Preismodell ermöglicht Unternehmen, nur für die tatsächliche Nutzung der Software zu bezahlen, statt für die Anzahl der Benutzer.
Paperless Features
- Paperless verfügt über einen benutzerfreundlichen Drag & Drop-Editor, der auch ohne Programmierkenntnisse problemlos genutzt werden kann.
- Die Workflows lassen sich flexibel und individuell anpassen, und die Zuweisung von Rollen und Funktionen erfolgt mühelos.
- Die Lösung bietet robuste Schnittstellen und APIs, die eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglichen.
Paperless Preise
Nutzer von Paperless profitieren von einer klaren Preisstruktur.
Bezahlte Pläne starten bei €49/Monat und beinhalten 180 Dokumentenprozesse pro Jahr.
Für wen ist Paperless geeignet?
Paperless wird von Unternehmen geschätzt, die besonderen Wert auf Einfachheit, exzellenten Kundenservice und Datenschutz legen. Sowohl öffentliche Auftraggeber wie die Stadt Frankfurt, Kommunen und Stadtwerke als auch führende Unternehmen wie Google, RECUP und Hans im Glück nutzen die Lösung von Paperless. Auch kleine Unternehmen wie Steuerberater und IT-Systemhäuser setzen auf die Plattform.
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Optimal Systems ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Dokumente und Informationen zu unterstützen. Mit dieser Software können Unternehmen digitale Dokumente erstellen, speichern, organisieren und leicht zugänglich machen.
Worin unterscheidet sich Optimal Systems zu DocuWare?
Der Schwerpunkt von Optimal Systems liegt auf der Verwaltung und Organisation von Dokumenten, Akten und Daten innerhalb von Organisationen, während der Fokus von DocuWare mehr auf der Automatisierung von Dokumentenprozessen liegt.
Die Vorteile von Optimal Systems
- Anpassbarkeit:
Lösungen können an spezifische Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens angepasst werden - Integrierte Workflows:
Optimal Systems unterstützt die Automatisierung von Workflows - Sicherheit und Compliance:
Hohe Sicherheits und Compliance Richtlinien
Optimal Systems Features
- Dokumentenerfassung: Erfassung von physischen und digitalen Dokumenten in das System, einschließlich Scanfunktionen und Importmöglichkeiten.
- Such- und Retrieval-Funktionen: Schnelles und effizientes Auffinden von Dokumenten durch leistungsstarke Suchfunktionen und Filter.
- Berichterstattung und Analysen: Erstellung von Berichten und Analysen zur Überwachung von Aktivitäten und zur Leistungsverbesserung.
Optimal Systems Preise
Optimal Systems stellt Preisauskünfte leider nur auf Anfrage zur Verfügung.
Für wen ist Optimal Systems geeignet?
Optimal Systems eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Als Cloud-basierte Lösung eignet sich die Software gut für Unternehmen, die auf eine zentrale Dokumentenverwaltung angewiesen sind.
Außerdem für stark regulierte Branchen wie Pharma, Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen, die gewisse Compliance- und Sicherheitsfunktionen benötigen.
Paperless Solutions bietet Dokumenten- und Enterprise-Content-Managementsysteme (DMS/ECM) und Software-Produkte an sowie die damit verbundenen Beratungs-, Implementierungs- und Betreuungs-Dienstleistungen.
Worin genau unterscheidet sich Paperless Solutions zu DocuWare?
Die beiden Lösungen verfügen über ähnliche Funktionen, jedoch bietet DocuWare weitreichende Integrationsmöglichkeiten an wie z.B auch eine Datev Integration. Die Paperless Solutions GmbH greift bei ihrer SIgnatur-Lösung außerdem auf die von DocuSign zurück.
Die Vorteile von Paperless Solutions im Überblick
- GoBD- konforme Archivierung
- ISO 2700 Zertifiziert: SO/IEC 27001 ist eine weltweit anerkannte Norm für ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS).
- Workflowmanagement:
Prozessautomatisierung, Workflows für Dokumentenmanagement oder fehleranfällige Abläufe optimieren
Paperless Solutions Features
- Digitale Akte: Keine verstaubten Akten mehr dank des revisionssicheren digitalen Aktenarchivs
- Cloudbasierte Rechnungsverarbeitungen: Vollautomatisches Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen
- Digitale Signaturen: Digital Unterschreiben mit DocuSign
Paperless Solutions Preise
Paperless Solutions stellt Preise nur auf Anfrage zur Verfügung.
Für wen ist Paperless Solutions geeignet?
Paperless Solutions eignet sich für alle Unternehmen, die eine komplett-Lösung benötigen, von der Eingangspostbearbeitung über die digitale Akte und die anschließende Archivierung.
Easy Software ist ein Unternehmen, das sich auf Digitalisierung Management spezialisiert hat. Das Unternehmen unterstützt bei der digitalen Organisation von Verträgen und Rechnungen sowie deren Archivierung und bei allem rund um das HR-Management.
Worin genau unterscheidet sich die Easy Software zu DocuWare?
Im Vergleich zu DocuWare ist Easy Software vollständig in Deutschland entwickelt worden und wird von Deutschland aus betrieben. DocuSign hingegen ist ein amerikanisches Unternehmen. Easy Software bietet zudem automatisierte Abläufe für Personalabteilungen an.
Die Vorteile von Easy Software im Überblick
- alle wichtigen Dokumente sind nur einen Mausklick entfernt
- zahlreiche Integrations- und Anschlussmöglichkeiten
- Rund um Lösung: Von Vertragsmanagement über Eingangsrechnungen bis hin zur digitalen Personalakte
Easy Software Features
Die wichtigsten Funktionen von Ironclad im Überblick:
- Daten sicher und rechtskonform ablegen und von überall darauf zugreifen
- HR Automation:
Dokumente von der Ausschreibung bis zum Zeugnis schnell erstellen - Rechnungsmanagement:
Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig.
Easy Software Preise
Easy Software stellt Preisauskünfte leider nur auf Anfrage zur Verfügung.
Für wen ist Easy Software geeignet?
Easy Software eignet sich besonders für größere Unternehmen, die auf der Suche nach einer umfassenden Lösung für ihr Dokumentenmanagement sind, die sich Abteilungsübergreifend implementieren lässt.
JobRouter ist ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Softwarelösungen für Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) und digitale Arbeitsabläufe spezialisiert hat.
Worin genau unterscheidet sich Jobrouter zu DocuWare?
Der Hauptunterschied besteht darin, dass JobRouter sich durch seine hohe Anpassbarkeit und Flexibilität auszeichnet, während DocuWare stärker auf die spezialisierte Verwaltung von Dokumentenprozessen und Compliance ausgerichtet ist.
Jobrouter Vorteile
- Flexibilität und Anpassbarkeit: Unternehmen können die Software an ihre spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe anpassen.
- Benutzerfreundlichkeit: Selbst Personen ohne umfangreiche technische Kenntnisse können die Plattform effektiv nutzen, um Prozesse zu automatisieren
- Integrationsfähigkeit: Die Software kann nahtlos in bestehende Unternehmensanwendungen und -systeme integriert werden, darunter CRM-, ERP- und DMS-Systeme.
Jobrouter Features
- Automatisierung von Geschäftsprozessen: Benutzer können Prozessschritte definieren, Aufgaben zuweisen, Eskalationsregeln festlegen und Benachrichtigungen einrichten.
- Dokumentenmanagement: Dokumente lassen sich elektronisch erfassen, speichern, organisieren und freigeben.
- Analysen und Berichterstattung: Unternehmen können die Leistung ihrer Workflows überwachen und datenbasierte Entscheidungen treffen.
Jobrouter Preise
Die genauen Kosten für JobRouter können je nach verschiedenen Faktoren variieren, darunter die Anzahl der Benutzer, die spezifischen Funktionen und Module, die Sie benötigen, und die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Für wen ist JobRouter geeignet?
JobRouter eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, die ihre Geschäftsprozesse automatisieren und effizienter gestalten möchten. Die Flexibilität und Anpassbarkeit der Software machen sie ideal für Organisationen, die nach einer benutzerfreundlichen Lösung suchen, um Workflows zu optimieren und die digitale Transformation voranzutreiben.
Das Unternehmen D-velop AG ist ein deutscher Softwareanbieter, der sich auf die Entwicklung von Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement spezialisiert hat.
Worin genau unterscheidet sich D-velop zu DocuWare?
Während D-velop seinen Schwerpunkt hauptsächlich in Deutschland und im deutschsprachigen Raum hat, ist DocuWare ist globaler aufgestellt und hat Kunden in vielen Teilen der Welt, darunter Nordamerika und Europa.
D-velop Vorteile
- Compliance und Sicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzbestimmungen ist gegeben.
- Cloud-Lösungen: Zugriff auf Dokumente und Informationen ist von überall aus möglich.
- Integration: Die Software von D-velop kann in bestehende Unternehmensanwendungen und -systeme integriert werden
D-velop Features
- ECM-Software: Die umfassende ECM-Plattform hilft Unternehmen dabei, Dokumente und Informationen effizient zu erfassen, zu organisieren, zu verwalten und zu archivieren.
- Dokumentenmanagement: Die D-velop-Software ermöglicht die digitale Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Inhalten.
- Cloud-Lösungen: D-velop bietet auch Cloud-basierte ECM-Lösungen, die Unternehmen den Zugriff auf ihre Dokumente und Informationen von überall aus ermöglichen.
D-velop Preise
Die genauen Kosten variieren je nach den individuellen Anforderungen.
Für wen ist D-velop geeignet?
Unternehmen, die eine große Menge an Dokumenten verwalten müssen, sind bei D-velop gut aufgehoben. Außerdem Unternehmen, die strenge Compliance-Vorschriften und Datenschutzanforderungen einhalten müssen.
Leistungsvergleich
Im Folgenden werden die Leistungen der jeweiligen Business Pakete (monatlich) der vorgestellten Anbieter verglichen.
Fazit
Die Anforderungen, die Unternehmen an Dokumentenmanagement-Systeme stellen, sind vielfältig und können nicht pauschalisiert werden. Es ist ratsam, direkt mit dem Anbieter in Kontakt zu treten, um die spezifischen Herausforderungen und Ziele zu besprechen. Insbesondere Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union operieren, sollten bei der Auswahl einer Lösung besonderes Augenmerk auf den Standort der Server legen und eine Option wählen, die Datenschutz und Datensicherheit als vorrangig betrachtet.
Darüber hinaus erwarten Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Dokumente auszufüllen und zu signieren. Eine responsive Lösung, die sich automatisch an die Bildschirmgröße auf verschiedenen mobilen Endgeräten anpasst, kann hierbei äußerst hilfreich sein.
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