DocuWare Alternativen:
6 Tools im Überblick

Automatisierung stellt eine unschätzbar wertvolle Ressource dar, indem sie nicht nur Zeit, sondern auch finanzielle Mittel einspart und potenzielle Komplikationen vermeidet. Trotz dieser Vorteile befinden sich viele Unternehmen noch immer in den Anfängen ihrer Automatisierungsbemühungen. Deutschland hinkt in Bezug auf die digitale Transformation im internationalen Vergleich hinterher.

Eine Lösung bietet die Software von DocuWare, insbesondere die „DocuWare Cloud“, die eine effiziente Dokumentenverwaltung sowie Automatisierungs- und Workflowfunktionen ermöglicht. Sie hilft, Prozesse zu rationalisieren, Papierberge zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren. Unternehmen können Dokumente digital erfassen, speichern und zugänglich machen, was den manuellen Aufwand reduziert, Fehler minimiert und die Produktivität steigert.

Mit Workflowautomatisierungen lassen sich Routineaufgaben abwickeln, sodass Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt unterstützt DocuWare Unternehmen dabei, Agilität und Effizienz zu verbessern und Ressourcen optimal einzusetzen.

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DocuWare Preise

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Warum sollte man sich eine Alternative zu DocuWare suchen?

DocuWare ist zweifellos eine leistungsstarke Lösung im Bereich Dokumentenmanagement, doch Nutzer berichten immer wieder von Herausforderungen und Einschränkungen, die die Nutzung erschweren können. Die häufigsten Kritikpunkte haben wir im Folgenden zusammengefasst:

Hohe Kosten
Nutzer berichten häufig von hohen Lizenz- und Implementierungskosten, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Hinzu kommen laufende Gebühren für Updates, Support und Hosting, die die Gesamtkosten weiter in die Höhe treiben können.

Einarbeitungszeit und technische Abhängigkeit
Die komplexe Benutzeroberfläche erfordert längere Schulungszeiten, und Unternehmen ohne interne IT-Ressourcen könnten Schwierigkeiten haben, die Lösung eigenständig zu verwalten.

Begrenzte Flexibilität
Im Vergleich zu modernen SaaS-Lösungen berichten Nutzer von weniger Anpassungsmöglichkeiten und Individualisierungsoptionen, was Unternehmen mit spezifischen Anforderungen einschränken könnte.

Integrations- und Synchronisationsprobleme
Nutzer berichten von Schwierigkeiten bei der Integration mit Drittsystemen wie CRM- oder ERP-Lösungen sowie von Problemen beim Datenaustausch zwischen verschiedenen IT-Infrastrukturen.

Im Folgenden zeigen wir die besten Alternativen zu Docuware.

Die 6 besten Alternativen‍

• Paperless
• Optimal Systems
• Paperless Solutions
• Easy Software
• JobRouter
• d.velop

‍1. Paperless

Paperless ist eine in Deutschland entwickelte und gehostete Lösung, die höchste IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards bietet. Als führender Anbieter für zertifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS setzt Paperless Maßstäbe im digitalen Dokumentenmanagement und bei der Optimierung von Workflows.

Die Plattform unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse durch einfache Bedienbarkeit und umfassende Signaturmöglichkeiten – von der einfachen über die fortgeschrittene bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Dank leistungsstarker APIs und maßgeschneiderter Signatur-Workflows lassen sich Vertragsprozesse vollständig automatisieren und problemlos in bestehende Systeme integrieren.

Ein weiteres Highlight sind die intelligenten Vorlagen und Formulare, die durch einen benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Baukasten erstellt werden können. Diese Funktion ermöglicht es, analoge Prozesse sowie statische PDFs schnell und effizient in dynamische, digitale Workflows zu transformieren.

Worin unterscheidet sich Paperless zu DocuWare?

Paperless und DocuWare bedienen zwar ähnliche Bereiche im Dokumentenmanagement, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze. Während DocuWare als umfassende Lösung für Dokumentenspeicherung, -archivierung und Workflow-Automatisierung bekannt ist, legt Paperless seinen Fokus stärker auf moderne, benutzerfreundliche Signaturlösungen und die Optimierung von digitalen Workflows.

Paperless zeichnet sich durch eine vollständig in Deutschland entwickelte und gehostete Plattform aus, die höchste Datenschutzstandards nach DSGVO bietet. Darüber hinaus überzeugt Paperless mit seiner Spezialisierung auf zertifizierte elektronische Signaturen (einschließlich der qualifizierten Signatur gemäß eIDAS) und einer schnellen, nahtlosen Integration in bestehende Systeme. Intelligente Vorlagen und intuitive Drag-and-Drop-Tools ermöglichen es Unternehmen, Prozesse effizient zu digitalisieren, während DocuWare sich eher an größere, komplexe IT-Strukturen richtet, die ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem benötigen.

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Paperless Features

• Zertifizierte elektronische Signaturen
  Paperless bietet alle Arten elektronischer Signaturen (einfache, fortgeschrittene und qualifizierte gemäß eIDAS) und gewährleistet damit Rechtssicherheit und Flexibilität für unterschiedliche geschäftliche Anforderungen.
• Intelligente Vorlagen und Formulare
  Mithilfe eines intuitiven Drag-and-Drop-Baukastens können Vorlagen und Formulare erstellt werden, die analoge Prozesse in digitale Workflows überführen und die Produktivität steigern.
• Leistungsstarke APIs für Integrationen
  Die Plattform ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Systeme wie CRM-, ERP- oder Dokumentenmanagementlösungen, wodurch individuelle Workflows automatisiert und optimiert werden können.
• Effiziente Workflow-Automatisierung
  Paperless ermöglicht die Erstellung und Optimierung maßgeschneiderter Workflows für Signatur- und Dokumentenprozesse. Unternehmen können Abläufe automatisieren, Genehmigungsprozesse vereinfachen und so Zeit sowie Ressourcen sparen.

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Paperless Preise

Unternehmen profitieren von unbegrenzt Nutzern in allen Plänen. Bezahlte Pläne starten bei €149/Monat und beinhalten 600 Dokumentenprozesse pro Jahr.

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Für wen ist Paperless geeignet?

Paperless bietet die perfekte Lösung für Unternehmen, die intuitive Bedienung, rechtssichere elektronische Signaturen und maximalen Datenschutz schätzen. Mit Hosting ausschließlich in Deutschland und modernster Technologie ist Paperless die ideale Wahl für sichere und gesetzeskonforme Dokumenten- und Signaturprozesse.

2. Optimal Systems

Optimal Systems ist eine Softwarelösung, die entwickelt wurde, um Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Dokumente und Informationen zu unterstützen. Mit dieser Software können Unternehmen digitale Dokumente erstellen, speichern, organisieren und leicht zugänglich machen.

Worin unterscheidet sich Optimal Systems zu DocuWare?

Optimal Systems und DocuWare sind beides leistungsstarke Anbieter im Bereich Dokumentenmanagement, jedoch unterscheiden sie sich in ihrem Fokus. Während DocuWare vor allem als Cloud-basierte Lösung für Dokumenten-Workflows und Archivierung punktet, legt Optimal Systems größeren Wert auf individuell anpassbare Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM). Optimal Systems bietet umfangreiche Funktionen für die Integration komplexer IT-Strukturen, wie beispielsweise ERP- oder CRM-Systeme, und eignet sich besonders für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an maßgeschneiderte Dokumentenprozesse und Langzeitarchivierung.

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Optimal Systems Features

• Anpassbares ECM: Maßgeschneiderte Lösungen für individuelle Unternehmensanforderungen.
• Langzeitarchivierung: Rechtssichere und compliance-konforme Archivierung von Dokumenten.
• Systemintegration: Nahtlose Anbindung an ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme.

Optimal Systems Preise

Optimal Systems stellt Preisauskünfte leider nur auf Anfrage zur Verfügung.  

Für wen ist Optimal Systems geeignet?

Optimal Systems eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen, die komplexe Dokumentenprozesse verwalten und individuell anpassbare Lösungen benötigen. Branchen mit hohen Anforderungen an Compliance, wie das Gesundheitswesen, die öffentliche Verwaltung oder die Finanzindustrie, profitieren von den flexiblen Funktionen und der nahtlosen Integration in bestehende IT-Systeme.

3. Paperless Solutions

Paperless Solutions bietet Dokumenten- und Enterprise-Content-Managementsysteme (DMS/ECM) und Software-Produkte an sowie die damit verbundenen Beratungs-, Implementierungs- und Betreuungs-Dienstleistungen.

Worin genau unterscheidet sich Paperless Solutions zu DocuWare?

Paperless Solutions und DocuWare verfolgen unterschiedliche Ansätze im Bereich Dokumentenmanagement. Während DocuWare ein breit aufgestelltes System für Workflow-Automatisierung und Dokumentenverwaltung bietet, fokussiert sich Paperless Solutions stärker auf E-Signatur-Lösungen und digitale Prozesse. Im Vergleich zu DocuWare ist Paperless Solutions einfacher gehalten und bietet weniger umfassende Funktionen, punktet jedoch bei Unternehmen, die primär auf grundlegende Signaturprozesse und eine schnelle Implementierung Wert legen.

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‍Paperless Solutions Features

• Digitale Akte: Keine verstaubten Akten mehr dank des revisionssicheren digitalen Aktenarchivs
• Cloudbasierte Rechnungsverarbeitungen: Vollautomatisches Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen
• Digitale Signaturen: Digital Unterschreiben mit der DocuSign Integration

Paperless Solutions Preise

Paperless Solutions stellt Preise nur auf Anfrage zur Verfügung.

Für wen ist Paperless Solutions geeignet?

Paperless Solutions eignet sich für alle Unternehmen, die eine komplett-Lösung benötigen, von der Eingangspostbearbeitung über die digitale Akte und die anschließende Archivierung.

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4. Easy Software

Easy Software ist ein Anbieter von Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Lösungen, der Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen unterstützt.

Worin genau unterscheidet sich die Easy Software zu DocuWare?

Easy Software und DocuWare unterscheiden sich insbesondere in ihrem Ansatz und ihrer Spezialisierung im Bereich Dokumentenmanagement. Während DocuWare eine vielseitige Plattform für Workflow-Automatisierung und Dokumentenmanagement bietet, legt Easy Software den Fokus stärker auf modulare Lösungen, die sich flexibel an die individuellen Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen anpassen lassen. Zudem bietet Easy Software spezielle Funktionen für branchenspezifische Prozesse, wie in der Finanzbuchhaltung oder im Personalmanagement, was es besonders attraktiv für KMU macht.

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Easy Software Features

• Daten sicher und rechtskonform ablegen und von überall darauf zugreifen
• HR Automation: Dokumente von der Ausschreibung bis zum Zeugnis schnell erstellen 
• Rechnungsmanagement: Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig.

Easy Software Preise

Easy Software stellt Preisauskünfte leider nur auf Anfrage zur Verfügung.  

Für wen ist Easy Software geeignet?

Easy Software eignet sich besonders für größere Unternehmen, die auf der Suche nach einer umfassenden Lösung für ihr Dokumentenmanagement sind, die sich Abteilungsübergreifend implementieren lässt.

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5. JobRouter

JobRouter ist ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Softwarelösungen für Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) und digitale Arbeitsabläufe spezialisiert hat. 

Worin genau unterscheidet sich Jobrouter zu DocuWare?

JobRouter und DocuWare haben unterschiedliche Schwerpunkte: Während DocuWare als umfassende Lösung für Dokumentenmanagement und Archivierung bekannt ist, spezialisiert sich JobRouter auf flexible Prozessautomatisierung und die Digitalisierung komplexer Workflows.

JobRouter zeichnet sich durch seine modulare Architektur und einfache Integration in bestehende Systeme aus, was es besonders geeignet für Unternehmen macht, die individualisierte Prozesslösungen und eine starke Automatisierung suchen.

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Jobrouter Features

• Automatisierung von Geschäftsprozessen: Benutzer können Prozessschritte definieren, Aufgaben zuweisen, Eskalationsregeln festlegen und Benachrichtigungen einrichten.
• Dokumentenmanagement: Dokumente lassen sich elektronisch erfassen, speichern, organisieren und freigeben.
• Analysen und Berichterstattung: Unternehmen können die Leistung ihrer Workflows überwachen und datenbasierte Entscheidungen treffen.

Jobrouter Preise

Die genauen Kosten für JobRouter können je nach verschiedenen Faktoren variieren, darunter die Anzahl der Benutzer, die spezifischen Funktionen und Module, die Sie benötigen, und die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.

Für wen ist JobRouter geeignet?

JobRouter eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche, die ihre Geschäftsprozesse automatisieren und effizienter gestalten möchten. Die Flexibilität und Anpassbarkeit der Software machen sie ideal für Organisationen, die nach einer benutzerfreundlichen Lösung suchen, um Workflows zu optimieren und die digitale Transformation voranzutreiben.

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6. d.velop

Das Unternehmen d.velop AG ist ein deutscher Softwareanbieter, der sich auf die Entwicklung von Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Dokumentenmanagement spezialisiert hat.

Worin genau unterscheidet sich d.velop zu DocuWare?

d.velop und DocuWare verfolgen unterschiedliche Ansätze im Dokumentenmanagement. Während DocuWare als umfassende Plattform für Dokumentenarchivierung und Workflow-Automatisierung bekannt ist, bietet d.velop eine skalierbare und stark integrierbare Enterprise-Content-Management-Lösung. Besonders hervorzuheben ist der Fokus von d.velop auf Cloud-basierte Services und branchenspezifische Anwendungen.

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d.velop Features

• ECM-Software: Die umfassende ECM-Plattform hilft Unternehmen dabei, Dokumente und Informationen effizient zu erfassen, zu organisieren, zu verwalten und zu archivieren. 
• Dokumentenmanagement: Die d.velop-Software ermöglicht die digitale Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Inhalten.
• Cloud-Lösungen: d.velop bietet auch Cloud-basierte ECM-Lösungen, die Unternehmen den Zugriff auf ihre Dokumente und Informationen von überall aus ermöglichen.

d.velop Preise

Die genauen Kosten variieren je nach den individuellen Anforderungen.

Für wen ist d.velop geeignet?

Unternehmen, die eine große Menge an Dokumenten verwalten müssen, sind bei d.velop gut aufgehoben. Außerdem Unternehmen, die strenge Compliance-Vorschriften und Datenschutzanforderungen einhalten müssen.

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‍Fazit

Die Anforderungen, die Unternehmen an Dokumentenmanagement-Systeme stellen, sind vielfältig und können nicht pauschalisiert werden. Es ist ratsam, direkt mit dem Anbieter in Kontakt zu treten, um die spezifischen Herausforderungen und Ziele zu besprechen. Insbesondere Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union operieren, sollten bei der Auswahl einer Lösung besonderes Augenmerk auf den Standort der Server legen und eine Option wählen, die Datenschutz und Datensicherheit als vorrangig betrachtet.

Darüber hinaus erwarten Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Dokumente bequem auszufüllen und rechtssicher zu signieren. Eine Lösung, die elektronische Signaturen einfach, schnell und gesetzeskonform ermöglicht, wird dabei immer mehr zum entscheidenden Faktor.