Über Meetingselect: Meetingselect ist ein Technologiunternehmen mit Sitz in Amsterdam. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung und den Vertrieb von Meeting Management Lösungen fokussiert und unterstützt weltweit namhafte Unternehmen mit der Softwarelösung. Mit über 60 global verteilten Mitarbeitenden und Auszeichnungen wie dem Deloitte Tech Fast 50 Award und der Deloitte Most Sustainable Grower Auszeichnung hat sich Meetingselect weltweit einen Namen gemacht. 

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Die Herausforderung: Zu hoher Zeitaufwand für die Erstellung, Prüfung und Vervollständigung von HR-Dokumenten. 

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Durch das schnelle Wachstum des Unternehmens und das vergleichsweise kleine HR-Team musste eine Lösung gefunden werden, um die Onboarding Prozesse zu skalieren. Vor der Nutzung von Paperless.io waren die Prozesse manuell und papierbasiert. Die HR & Quality Managerin Willemijn Leijs verbrachte täglich 2 Stunden mit dem Vorbereiten, Genehmigen, Versenden und Verwalten personalbezogener Dokumente. Darunter Angebotsschreiben, Arbeitsverträge und Vertraulichkeitsvereinbarungen. Der Prozess stützte sich weitgehend auf Word-Dokumente und konvertierte PDF-Dateien, die ausgefüllt, formatiert und konvertiert werden mussten, bevor sie per E-Mail zur Genehmigung und eSignatur verschickt wurden.

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"Vor Paperless erfolgte die Genehmigung und Unterzeichnung von PDFs per E-Mail. Für die Nachverfolgung musste ich manuell Erinnerungen in meinem Kalender einrichten. Es kam häufig vor, dass wichtige Informationen fehlten oder dass die Informationen auf den Dokumenten bei der Rücksendung unleserlich waren. Außerdem hatten viele Bewerber und Mitarbeiter keinen Zugang zu Adobe oder anderen eSigning-Lösungen, so dass sie die Dokumente ausdrucken, unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken mussten. Eine schlechte Erfahrung für uns alle. Außerdem gab es eine Menge Papierkram."

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"Ich hatte keine Ahnung, ob die Bewerber den Vertrag unterschrieben oder auch nur angesehen hatten. Manchmal dauerte es 6-8 Tage, bis ein Dokument von Anfang bis Ende fertiggestellt war." Willemijn stellte fest, dass der derzeitige manuelle Prozess nicht mehr praktikabel war. Es war an der Zeit, etwas zu ändern und so suchte sie nach einer Lösung für die Herausforderung.

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Meetingselect wollte eine Lösung, die nicht nur sicher ist, sondern auch den Verwaltungsaufwand für das Versenden, Genehmigen und Unterschreiben von Dokumenten reduziert.

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Papierbasierte Prozesse sollten mit der neuen Lösung weniger zeitaufwändig sein. Meetingselect benötigte auch eine bessere Möglichkeit, Dokumente intern zu genehmigen. Ebenso wichtig war es, eine Lösung zu finden, bei der der Datenschutz und die Datensicherheit im Vordergrund stehen. So benötigt Meetingselect eine Lösung, die auf Servern in der EU gehosted wird, da das Unternehmen eng mit niederländischen Regierungsorganisationen zusammenarbeitet.

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Die Lösung: Paperless.io

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Im Dezember 2021 entschied sich Meetingselect für eine 30-tägige kostenlose Testphase, um paperless.io eingehend zu testen. Willemijn arbeitete eng mit dem paperless.io Customer Success Team zusammen, um 24 Dokumentvorlagen in Paperless-Dokumente zu konvertieren.

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"Mit den Vorlagen in Paperless.io können wir Dokumente für unsere neuen Mitarbeiter in Minuten statt in Stunden erstellen."

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Paperless.io bietet Meetingselect die folgenden Vorteile:

• Schlanke Prozesse: Mit dem Vorlageneditor von Paperless.io kann Meetingselect Vereinbarungen, Verträge, NDAs und mehr an einem Ort erstellen, aktualisieren und pflegen. Damit entfällt die Notwendigkeit, zwischen fünf verschiedenen Tools zu wechseln, es wird weitaus einfacher die richtige Version eines Dokuments zu finden und der Versand falscher Vereinbarung wird vorgebeugt.
  

• Einfache und sichere Vertragsverwaltung: Die Paperless.io-Workspace-Funktionalität ermöglicht es Meetingselect, den Account in mehrere Unterkonten und Benutzergruppen aufzuteilen, um vertrauliche Dokumente revisionssicher zu archivieren und zu verwalten.
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• Immense Zeitersparnis: Die Automatisierung des Paperless-Dokumenten-Workflows ersetzt das manuelle Word-PDF-Adobe-Print-Send-Sign-System von Meetingselect durch einen benutzerfreundlichen End-to-End-Prozess, der den Vertragszyklus von 6-8 Tagen auf nur wenige Stunden reduziert. Dokumente können in Minuten statt in Stunden erstellt werden
  

• Eine einfach zu bedienende Lösung: "Die benutzerfreundliche Oberfläche von Paperless macht es jedem in unserem Team leicht, sich mit der Softwarelösung anzufreunden. Sogar unser CEO, Martin, verwendet jetzt Paperless. Aber natürlich in einem anderen Workspace."

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Das Ergebnis: schnellere, intelligentere Verträge und Dokumente

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Meetingselect benötigt für die Vorbereitung, Genehmigung und den Versand eines Dokuments nicht mehr mehrere Stunden, sondern nur noch etwas mehr als eine Minute. "Seit wir Paperless.io implementiert haben, geht alles viel schneller, wenn es um unseren Einstellungsprozess geht. Und unsere Bewerber lieben es auch."

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‍"Die Paperless-Lösung hat nicht nur unsere Vertragsabläufe vereinfacht, sie spiegelt auch wider, wer wir als Unternehmen sind - jung, frisch und agil."

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