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Mit Jannik Sander, Leitung Vertrieb bei Mankido
Über Mankido: Der führende Anbieter für Kundenbindungssystem in Deutschland wächst trotz Corona stark und konnte das Partnernetzwerk in den vergangenen Monaten auf über 1.500 lokale Unternehmen in der DACH Region ausbauen. Mit der Software für KMUs sorgt das Unternehmen dafür, dass mehr als 1 Million Nutzer für ihre Treue in Ihren Lieblingsgeschäften belohnt werden. Das Team in Frankfurt am Main zählt derzeit 15 Mitarbeiter.
Das Mankido Vertriebsteam steht jeden Monat mit hunderten potentiellen neuen Partnern in Kontakt, die bei Interesse den Vertragsprozess anstoßen können. Auch wenn die Partnervereinbarung grundsätzlich standardisiert ist, so gibt es doch viele Zusatzoptionen und Sondervereinbarungen, die vor dem Versand vom Vertriebsteam individualisiert und eingefügt werden. Vor der Nutzung von Paperless wurden dafür Google Docs Vertragsvorlagen dupliziert, bearbeitet, als PDF exportiert und letztendlich via E-Mail an den Kunden versendet.
“Bei kleinsten Änderungen mussten wir den Prozess neu starten. Zudem haben sich immer wieder Fehler in die Vorlagen eingeschlichen, welche nach außen hin unprofessionell wirken. Wir hatten am Ende fünf verschiedene Tools im Einsatz, um einen relativ simplen Workflow abzudecken,” erklärt Jannik Sander, Vertriebsleiter bei Mankido. Zudem hatte Mankido große Probleme mit ausgefüllten Verträgen.
“Im Schnitt wurden etwa 5% der Verträge unvollständig oder mit Fehlern (bspw. falsche IBAN) an uns zurückgeschickt, sodass wir manuell nachhaken mussten. Die Daten aus abgeschlossenen Verträgen wurden anschließend händisch abgetippt und in unsere Kundendatenbank übernommen. Das kostete alles viel Zeit und brachte weitere Fehlerquellen mit sich.”
Mankido benötigte ein System, dass den Vertragsworkflow automatisiert und das Vertriebsteam produktiver macht.
Nach umfangreicher Marktrecherche entschied sich das Mankido Team für die unkomplizierte Implementierung von Paperless, da alle Anforderungen erfüllt und übertroffen wurden. Bestehende Vertragsvorlagen können in wenigen Minuten im Paperless Drag- & Drop-Editor übernommen und von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Dank des intelligenten Nutzer- und Berechtigungsmanagements bleiben die Vorlagen stets fehlerfrei und und im richtigen Layout. Mit nur wenigen Klicks erstellt das Vertriebsteam neue Verträge aus den Vorlagen, die anschließend auf den neuen Partner angepasst und im Nachgang über Paperless versendet werden können.
“Ein großer Vorteil ist, dass sich Paperless Dokumente automatisch an das Gerät des Empfängers anpassen, d.h. unsere Partner können den Vertrag bequem auf ihrem Smartphone ausfüllen und unterzeichnen,” berichtet Jannik Sander.
“Zudem werden alle Daten bereits während der Eingabe von Paperless überprüft und validiert. Ist beispielsweise ein Fehler in der IBAN, wird das Feld automatisch rot hervorgehoben. Wir hatten seit der Einführung von Paperless keine einzige falsche IBAN mehr — das ist einfach nur großartig.”
Positiv auf die Vertriebsproduktivität wirkt sich auch die gewonnene Transparenz über den Status der Verträge aus. Das Mankido Vertriebsteam wird über jeden abgeschlossenen Vertrag per E-Mail informiert und die Daten aus dem Vertrag werden automatisiert via API an das Mankido CRM System weitergeleitet. Fehlerquellen durch händische Übernahme von Daten aus Verträgen wurden vollständig eliminiert.
Dank Paperless konnte die Zeit für die Vertragserstellung und den Versand von 30 Minuten auf wenige Sekunden reduziert werden. Die integrierte Datenvalidierung fördert zudem die Qualität der Daten und spart kostbare Vertriebszeit. Der verbesserte und leichte Signaturprozess für Partner steigert außerdem die Abschlussquote im Vertrieb - auch hierbei unterstützt die Transparenz über den Status Quo der Verträge.
„Die Einrichtung ging super schnell und alle im Team haben sich direkt in Paperless verliebt.“ Jannik Sander, Head of Sales bei Mankido.
