Über Datenschutzbeauftragter365: Datenschutzbeauftragter365 ist ein Produkt der DataSolution LUD GmbH. DataSolution ist ein branchenunabhängiges Beratungsunternehmen für Datenschutz, Datensicherheit & DSGVO. Seit 2006 berät das Unternehmen aus Ludwigsfelde Kunden aus verschiedenen Branchen beim Aufbau und der Umsetzung von Datenschutz-Management-Systemen. Gleichzeitig bewertet das Unternehmen bereits umgesetzte Maßnahmen ihrer Kunden und entwickelt Strategien und Konzepte für die zukünftigen Schritte.

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Die Herausforderung

Berit Schubert, Datenschutzbeauftragte bei DataSolution LUD, stand vor der Herausforderung, dass die Vielzahl an Verträgen, Angeboten und Dokumenten manuell und händisch in Word erstellt, angepasst und zur Unterschrift postalisch oder per Anhang in E-Mails versendet wurden. Dies führte häufig zu Fehlern und langen Bearbeitungszeiten. Die Nutzung von US-amerikanischen Anbietern war aufgrund von DSGVO Beschränkungen nicht möglich. Gleichzeitig wurde das Team, insbesondere während und nach der Corona-Krise, häufig nach digitalen Tools gefragt, die sich für die Erstellung und Einholung von Unterschriften mit Rücksicht auf deutschen Datenschutz eignen würden.

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“Ständig kriegen wir Anfragen von unseren Kunden, ob es digitale Tools gäbe, die nicht US-basiert sind. Gleichzeitig haben wir selbst eine Reihe von Dokumenten und Prozessen, die vor Paperless noch manuell & händisch abgelaufen sind. So wurden Verträge manuell von einem anderen Kunden kopiert und da haben sich schon einmal Fehler eingeschlichen, die man nicht haben will...'', sagt Berit Schubert. 

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Die Lösung

Im Rahmen eines Kundenaudits der Paperless.io Plattform wurde das Team auf das in Frankfurt ansässige Unternehmen aufmerksam. Nach einer eingängigen Testphase erfolgte die strenge Prüfung der Tauglichkeit bezüglich DSGVO und der Nutzung personenbezogener Daten. 

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“Im Rahmen eines Audits für einen Kunden habe ich Paperless.io auf die Nutzung personenbezogener Daten überprüft und wurde erstmals auf das Produkt aufmerksam. In Hinsicht auf Benutzerfreundlichkeit, DSGVO-Konformität und Kundensupport passt die Lösung wie “Faust aufs Auge!”

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Die Resultate

Dank Paperless hat das Team von DataSolution eine verlässliche Lösung für Verträge und Dokumenten Workflows. Das Unternehmen ist somit nicht mehr von papier-lastigen Prozessen und statischen PDFs abhängig, sondern kann vollständig integrierte, individuelle Dokumenten-Workflows erstellen, die ein nahtloses digitales Erlebnis für Ihre Kunden gewährleisten. Gleichzeitig hat die Umstellung auf Paperless.io die Produktivität des Teams erhöht. Dank der umfangreichen und gut dokumentierten Paperless API kann DataSolution nun auch verschiedene Prozesse zwischen dem Low-Code Tool Ninox und Paperless darstellen und steigert somit die unternehmensweite Effizienz.