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Das heutige Weltgeschehen ist komplexer und schnelllebiger als je zuvor. Getrieben von der digitalen Transformation und internationaler Zusammenarbeit, hat sich dabei auch die Art und Weise unserer Kommunikation stark verändert.
Elektronische Dokumente, Online-Transaktionen und effiziente, automatisierte Prozesse sind allgegenwärtig. Doch wie können wir sicherstellen, dass diese digitalen Interaktionen genauso rechtsverbindlich sind wie ihre traditionellen Pendants? Hier kommt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ins Spiel. In diesem Artikel werden wir einen genaueren Blick darauf werfen, was eine QES ist, wie sie funktioniert und wofür sie benötigt wird.
Was ist eine QES?
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine spezielle Form der digitalen Signatur, die den rechtlichen Anforderungen entspricht, um den gleichen rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift zu haben.
Eine qualifizierte elektronische Signatur (kurz: QES) ist die sicherste Form der digitalen Signatur und hat dadurch den rechtlichen Wert einer handschriftlichen Unterschrift. Sie erfüllt die Kriterien für die elektronische Form gemäß § 126a BGB. Der Paragraph besagt vereinfacht, dass die QES die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Zusätzlich erhalten nur elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, den gleichen rechtlichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden gemäß § 371a Abs. 1 ZPO.
Im Wesentlichen ist eine QES eine elektronische Variante einer handschriftlichen Unterschrift auf einem Papierdokument. Sie ermöglicht es allen involvierten Parteien, ein Dokument elektronisch zu unterzeichnen und so rechtsverbindlich Geschäfte abzuschließen.
Wie funktioniert die QES?
Eine QES wird technisch durch ein spezielles Verfahren erzeugt, das die Identität des Unterzeichners bestätigt und sicherstellt, dass die Unterschrift nicht gefälscht werden kann. Die technische Grundlage sowohl für die qualifizierte als auch für die fortgeschrittene elektronische Signatur ist identisch. Jedoch gewährleistet die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zusätzlich auch die Identität des Unterzeichnenden durch einen anerkannten Zertifizierungsdienst, der die qualifizierte Signatur ausstellt.
Bei der Erstellung einer elektronischen Unterschrift erhält der Unterzeichner einen privaten Signaturschlüssel, der eine starke kryptografische Verschlüsselung aufweist. Dieser private Schlüssel ist ausschließlich mit einem eindeutig passenden öffentlichen Schlüssel lesbar. Das qualifizierte Zertifikat, das vom Trust Service Provider (TSP) ausgestellt wird, verknüpft beide Schlüssel miteinander, um die Identität der unterzeichnenden Person zu verifizieren.
Empfänger können dann mithilfe des öffentlichen Schlüssels des Unterzeichners die Signatur überprüfen und somit die Echtheit des Dokuments bestätigen. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass das Dokument nicht verändert wurde und dass die Signatur tatsächlich vom angegebenen Unterzeichner stammt.
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Wofür braucht man die QES?
Die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur bietet zahlreiche Vorteile und Anwendungsbereiche in diversen Branchen. Insbesondere ermöglicht das Nutzen einer QES eine schnellere und effizientere Abwicklung von Verträgen und Dokumenten. Anstatt physische Kopien zu versenden und zu unterschreiben, können Dokumente einfach elektronisch übermittelt und signiert werden, was Zeit und Ressourcen spart.
Des Weiteren bietet die QES ein höheres Maß an Sicherheit und Vertraulichkeit. Durch die Verwendung von kryptografischen Verfahren und die Überprüfung der Identität des Unterzeichners wird das Risiko von Betrug und Manipulation erheblich reduziert. Besonders zum Tragen kommt das in Bereichen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen und Rechtswesen, in denen die Integrität und Authentizität von Dokumenten von entscheidender Bedeutung sind.
Im E-Commerce ermöglicht sie beispielsweise die rechtssichere Unterzeichnung von Online-Verträgen, wie Kaufverträgen oder Servicevereinbarungen, wodurch Kunden und Unternehmen gleichermaßen geschützt sind. Im Bankwesen ist die QES entscheidend für die elektronische Eröffnung von Bankkonten, die Unterzeichnung von Kreditverträgen und die Durchführung von elektronischen Transaktionen, die höchste Sicherheitsstandards erfordern. Im Gesundheitswesen spielt die QES eine zentrale Rolle bei der digitalen Übermittlung von Patientendaten zwischen Ärzten, Krankenhäusern und Versicherungen, wodurch eine sichere und effiziente Kommunikation gewährleistet wird. In der öffentlichen Verwaltung wird die QES für die elektronische Beantragung von Ausweisen, Genehmigungen und anderen behördlichen Dokumenten verwendet, um Verwaltungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, ohne die rechtliche Verbindlichkeit zu beeinträchtigen.
Die QES bei Paperless
Paperless bietet alle eIDAS-Signaturtypen auf einer Plattform: Die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur.
Damit deckt Paperless alle E-Signatur-Standards ab, unabhängig von der Art der Dokumente oder der rechtlichen Anforderungen.
Für die QES mit Paperless stehen verschiedene Identifizierungsmethoden der beteiligten Unterzeichner zur Verfügung:
- eID-Verfahren (AusweisIDent über Online-Ausweisfunktion und AusweisApp)
- VideoIdent-Verfahren (Authentifizierung mittels Online-Videokonferenz)
Für die Identifizierung arbeiten wir mit unserem Patnerunternehmen D-Trust (Bundesdruckerei) zusammen. D-Trust ist gemäß eIDAS ein qualifizierter Vertrauensdienstanbieter, der u.a. die qualifizierte Signatur anbieten darf und in der European Trusted List aufgeführt wird.
Damit gewährleistet Paperless, dass die QES die höchsten Sicherheitsstandarts erfüllt und vollständig eIDAS-konform ist.
Die Vorteile beim Signieren mit Paperless:
- Alle eIDAS-Signaturtypen auf einer Plattform
- Datenschutz & Sicherheit: Paperless ist Made and hosted in Germany
- Auch komplexere Signatur - und Freigabeprozesse lassen sich problemlos abbilden
- Verträge können jederzeit und von überall rechtskonform signiert werden
