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Egal ob im Personalwesen, der Beschaffung oder dem Vertrieb — Verträge und Vereinbarungen sind in Unternehmen allgegenwärtig. Doch das Verwenden und Bearbeiten dieser Dokumente ist lästig und zeitintensiv. Die Global Contract Management Association (IACCM) schätzt, dass ineffizientes Arbeiten mit Vereinbarungen zu einem Umsatzverlust von 9,2 % in Unternehmen führt. Aber muss das sein?
In diesem Blog zeigen wir die großen drei Vorteile einer Vereinbarungsautomatisierung auf.
1. Compliance
Compliance beschreibt diejenigen Gesetze und Rechte, die von Unternehmen eingehalten werden, um mögliche interne, als auch externe Verstöße gegen Bestimmungen zu vermeiden. So gibt es in Unternehmen diverse Compliance Management Systeme, die die Bestimmungen auflisten und jedem Mitarbeiter frei zugänglich zur Verfügung gestellt werden. Neben Themen, wie dem Umwelt- und Datenschutz, stellt auch die Zusammenarbeit mit Beteiligten, z.B. mit Kunden, Lieferanten und Behörden einen wichtigen Bestandteil dar. In der Theorie sehr gut, in der Praxis leider häufig nicht gut umgesetzt. So hat eine Studie des Ponemon Institute ergeben, dass die Kosten bei Non-Compliance fast drei Mal so hoch sind, wie bei Einhaltung der Richtlinien. Die hohen Kosten für Nichteinhaltung der Vorschriften entstehen immer dann, wenn Bußgelder bezahlt werden müssen oder Verträge mit Lieferanten und Kunden zeitverzögert signiert werden oder nicht zustandekommen.
Mit einer Vereinbarungssoftware wie Paperless, die das Management mit Vereinbarungen und Verträgen vereinfacht und automatisiert lassen sich Fehler vorbeugen somit Zeit, Geld und Kopfschmerzen sparen. Insbesondere der Aufbau von Vorlagen, die unter Überwachung der dafür zuständigen Abteilung stehen, können fehlerhafte Vereinbarungen vorgebeugt werden und den Mitarbeitenden stets formkorrekt zur Verfügung gestellt werden. Auch das Versäumen von Fristen und Abmachungen stellt dank digitalisiertem Vereinbarungs-Management kein Problem mehr dar, da Erinnerungen auf Vertragsverlängerungen hinweisen.
2. Besseres Kundenerlebnis
Diverse Studien von Forrester haben ergeben, dass die Kauferfahrung des Kunden maßgeblich über den Abschluss einer Vertrages entscheidet. So wurde festgestellt, dass 85% der Entscheidungen des Kunden basierend auf der Kommunikations- und Beratungserfahrung mit dem Unternehmen getroffen werden. Die Entscheidung über das Produkt wird — aufgrund der Informationsverteilung — bereits vor Erstkontakt mit dem Unternehmen getroffen. Somit ist es entscheidend, dass der jeweilige Ansprechpartner im Unternehmen konstanten Mehrwert bietet und Prozesse reibungslos und verständlich aufgesetzt werden. Besonderes Augenmerk sollte hier auf die Vertragsphase gelegt werden.
Drucken, Faxen, Scannen oder das Arbeiten mit statischen PDFs gehören hier dem Gestern an und sollten keine Stolpersteine für den Kunden darstellen.
Das Aufsetzen von intelligenten Verträgen, die einfach und schnell signiert werden, steigert die Kauferfahrung für den Kunden und baut ein solides Fundament für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Auch späteres Cross- und Upselling korreliert häufig mit einer guten Kauferfahrung.
3. Verbesserte Kommunikation
Interne, sowie externe Kommunikation ist das A und O für Unternehmen. Insbesondere die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, dass der Austausch über digitale Tools, wie Slack, Zoom, Teams, etc. viele Vorteile mit sich bringt. Besonders die digitale Kollaboration ist in Zeiten des Homeoffice unabdingbar geworden. Das manuelle Nachfassen bei Vertragsanbahnungen über E-Mail und Telefon kostet jedoch noch immer sehr viel Zeit und erschwert die Arbeit durch manuelle Prozesse. Mit Paperless haben alle Beteiligten in der Vertragsphase überall und auf jedem Endgerät Zugriff auf Unterlagen und können gemeinsam daran arbeiten. So erleichtert eine Vereinbarungssoftware den Vertragsabschluss und führt dadurch schneller zu den gewünschten Zielen.
Die gesteigerte Produktivität durch das effiziente Arbeiten an Vereinbarungen und Verträgen ermöglicht es der Rechtsabteilung und dem Vertrieb besser, schneller und mehr Verträge für Kunden zu gestalten und dadurch mehr Umsatz zu generieren.
Zusammengefasst …
… lässt sich festhalten, dass eine digitale Lösung für Vereinbarungen und Verträge viele Vorteile mit sich bringt. Neben verbesserter Compliance, einer besseren Kauferfahrung für Kunden und verbesserter Kommunikation, lässt sich viel Zeit und Geld einsparen.
