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Immer mehr Unternehmen bieten die Möglichkeit, Verträge und Vereinbarungen elektronisch zu signieren. Auch Endkunden und Nutzer freuen sich darüber: 75% der Befragten gaben bei einer Umfrage von Adobe Digital Insights an, sich häufiger diese Möglichkeit zu wünschen.
Doch was genau ist eine elektronische Signatur überhaupt? Und wie verhält es sich eigentlich mit der Gültigkeit und der rechtlichen Grundlage?
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signature ist eine rechtskräftige und vor allem effiziente Methode zur Genehmigung und Freigabe digitaler Dokumente. Elektronische Signaturen können die handschriftliche Unterschrift in fast jedem Prozess ersetzen.
Bei einer elektronischen Signatur werden einem Dokument (z.B. einer PDF) elektronische Daten beigefügt. Diese Daten dienen einerseits zur Authentifizierung und andererseits zur Feststellung der Integrität des signierten Dokumentes.
Wann zählt eine elektronische Signatur?
Wenn die wesentlichen Verhandlungselemente, d.h. die für einen Vertrag erforderlichen Mindestbestandteile, gegeben sind, steht dem Vertragsabschluss nichts mehr im Wege. In diesem Stadium müssen mehrere Punkte beachtet werden, damit der Vertrag rechtlich durchsetzbar ist. Rechtsgrundlage sind die §§ 125 und 126 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) und die eIDAS-Verordnung über elektronische Signaturen. Doch was ist eigentlich eine elektronische Signatur?
Grundsätzlich sind elektronische Signaturen ein Verfahren, mit dem der Empfänger eines digitalen Dokuments sein Einverständnis oder seine Zustimmung erklären kann. Somit stellen sie einen wichtigen Eckpfeiler des Rechtsverkehrs dar. Fast alle manuellen Unterschriften können mittlerweile durch elektronische Unterschriften ersetzt werden. Selbst Betriebsräte dürfen seit dem 18.06.2021 Beschlüsse per elektronischer Signatur signieren. Je nach Art des Rechtsgeschäfts müssen gewisse Standards eingehalten werden, damit die Gültigkeit gewährleistet wird.
Was zählt als elektronische Signatur?
Im Wesentlichen gibt es drei Arten von elektronischen Signaturen: Die einfache elektronische Signatur (EES) muss den Empfänger und Unterzeichner des Dokuments nicht eindeutig identifizieren oder eine nachträgliche Veränderung des unterschriebenen Vertrags erkennen lassen. Die einfache elektronische Signatur gilt als schnell und unkompliziert, rechtlich jedoch vergleichsweise unsicher.
Die EES bietet sich bei formfreien Vereinbarungen oder im unternehmensinternen Verkehr an. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) stellt im Normalfall die beste Lösung für Verträge und Vereinbarungen dar. Die gesetzliche Grundlage setzt voraus, dass die eingeholten Daten die Möglichkeit einer eindeutigen Identitätsprüfung des Empfängers und Unterzeichners des Dokuments ermöglichen. Um den Charakter einer FES zu entsprechen, müssen folgende Kriterien eingehalten werden:
- Die elektronische Signatur ist eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet
- Sie ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners
- Sie wird mit Hilfe von elektronischen Signaturerstellungsdaten erstellt und kann unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners verwendet werden
- Sie kann auf diese Weise mit den signierten Daten verknüpft werden und nachträgliche Änderungen an den Daten können erkannt werden
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bedarf einer Prüfung der Identität des Unterzeichners bereits vor der Unterzeichnung. Die Prüfung wird in den meisten Fällen per Video Ident durch ein zertifiziertes Trust Center durchgeführt. Um den Charakter einer QES zu entsprechen, müssen folgende Kriterien eingehalten werden:
- Alle Kriterien der FES müssen erfüllt sein
- Die QES wird von einem unabhängigen Trust Service Provider ausgestellt
- Die Identität des Unterzeichners wird bereits vor der Unterschrift validiert
- Der Signaturschlüssel muss in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit liegen
Je nach Art des Rechtsgeschäfts sollte eine dieser drei Arten für ein modernes Vertragsmanagement verwendet werden. Für den alltäglichen Rechtsverkehr wird in der Regel eine fortgeschrittene elektronische Signatur empfohlen, da sie den Unterzeichner eindeutig identifiziert.
Was muss ich beim Unterschreiben mit einer elektronischen Signatur beachten?
Als Unterzeichner eines mit einer elektronischen Signatur versehenen Dokuments brauche ich in der Regel nichts weiter zu beachten. Das Wichtigste geschieht immer im Hintergrund, ohne dass der Unterzeichner dies merkt: Obwohl die Unterschrift den Anschein erweckt, dass sie den Unterzeichner identifiziert und somit den Vertrag rechtswirksam werden lässt, werden in Wirklichkeit Daten wie Name, E-Mail-Adresse und IP-Adresse automatisch gespeichert und zur Identifizierung des Unterzeichners verwendet.
Das Aussehen der eigentlichen Signatur ist bei elektronischen Signaturen im Gegensatz zu klassischen analogen Signaturen letztlich zweitrangig.
Warum sollte ich eine elektronische Signatur verwenden?
Elektronische Signaturen haben sowohl für den Absender, als auch für den Empfänger eines Dokuments viele Vorteile. Unsere Untersuchungen zeigen, dass die Umstellung auf elektronische Signaturen im Durchschnitt 83 % der Zeit einspart, die für die Unterzeichnung eines klassischen analogen Dokuments benötigt wird. Neben der Zeitersparnis ergeben sich für die Nutzer viele weitere Vorteile:
- Verträge in Echtzeit abschließen
- Zeitaufwändige Zwischenschritte, wie Scannen und Drucken, entfallen
- Unterschriebene Dokumente sind jederzeit verfügbar und auffindbar
- Der Unterzeichnungsprozess ist unabhängig von Zeit und Ort
- Nutzer müssen nicht zur Post zu gehen und es fallen keine Versandkosten an
- Der Papierverbrauch sinkt und das Postaufkommen wird reduziert
Wie bekomme ich eine elektronische Signatur?
Schritt 1: Registriere Dich für einen kostenfreien 14-tägigen Testzugang bei Paperless.io
(Der Testzugang erfordert keine Zahlungsdaten und alle Funktionen sind für Dich nutzbar)
Schritt 2: Erstelle Deine eigenen Vorlage oder wähle eines unsere Templates aus
(Paperless.io eignet sich für NDAs, Verträge, Vereinbarungen und vieles mehr)
Schritt 3: Verschicke das Dokument an einen oder mehrere Empfänger, die das Dokument nun auf jedem Endgerät elektronisch signieren können.
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