Die elektronische Signatur: Diese 10 Fakten müssen Sie kennen

Die Vorteile einer papierlosen und damit rein digitalen Vertragsabwicklung liegen auf der Hand. Die zugrundeliegende Technologie hierfür ist die rechtssichere elektronische Signatur. Und obwohl die Technologie in einigen Unternehmen bereits ein fester und unabdingbarer Bestandteil des Geschäftsalltags ist, erreichen uns nach wie vor viele gute Fragen dazu.

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In diesem Blog wollen wir die meistgestellten Fragen rund um die elektronische Signatur einfach und verständlich beantworten.

1. Was ist eine elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur ist eine Methode zur Einholung einer Einverständniserklärung oder Genehmigung des Empfängers eines digitalen Dokuments und damit der Grundstein für ein Rechtsgeschäft. Fast jede händische Unterschrift kann mittlerweile durch eine elektronische Signatur ersetzt werden. Es ist wichtig anzumerken, dass die elektronische Signatur der Authentifizierung dient und nichts mit einer eingescannten händischen Unterschrift gemein hat.

2. Welche Arten der elektronischen Signatur gibt es?

Es gibt drei Arten der elektronischen Signatur, die sich jeweils durch die ausgestellten Zertifikate und die Sicherheitsniveaus unterscheiden.

Die einfache elektronische Signatur (EES) muss den Empfänger und Unterzeichner des Dokuments nicht eindeutig identifizieren oder eine nachträgliche Veränderung des unterschriebenen Vertrags erkennen lassen. Die einfache elektronische Signatur gilt als schnell und unkompliziert, rechtlich jedoch vergleichsweise unsicher.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) stellt im Normalfall die beste Lösung für Verträge und Vereinbarungen dar. Die gesetzliche Grundlage setzt voraus, dass die eingeholten Daten die Möglichkeit einer eindeutigen Identitätsprüfung des Empfängers und Unterzeichners des Dokuments ermöglichen. Um den Charakter einer FES zu entsprechen, müssen folgende Kriterien eingehalten werden:

• Die elektronische Signatur ist eindeutig einem Unterzeichner zugeordnet.
• Sie ermöglicht die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners.
• Sie wird mit Hilfe von elektronischen Signaturerstellungsdaten erstellt und kann unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners verwendet werden.
• Kann auf diese Weise mit den signierten Daten verknüpft werden und nachträgliche Änderungen an den Daten können erkannt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bedarf einer Prüfung der Identität des Unterzeichners bereits vor der Unterzeichnung. Die Prüfung wird in den meisten Fällen per Video Ident durch ein zertifiziertes Trust Center durchgeführt. Um den Charakter einer QES zu entsprechen, müssen folgende Kriterien eingehalten werden:

• Alle Kriterien der FES müssen erfüllt sein.
• Die QES wird von einem unabhängigen Trust Service Provider ausgestellt.
• Die Identität des Unterzeichners wird bereits vor der Unterschrift validiert.
• Der Signaturschlüssel muss in einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit liegen.

3. Was sind die gesetzlichen Hintergründe der elektronischen Signatur?

Die gesetzlichen Regularien und Kriterien werden in Europa durch die eIDAS Verordnung (Electronic Identification and Trust Services) geregelt. Hier wird auch nochmals klar definiert, was elektronische Signatur bedeutet:

„’Elektronische Signatur‘ sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet.“​ (Definition gemäß Art. 3 Z 10 eIDAS-VO)

4. Wird die elektronische Signatur auch vor Gericht akzeptiert?

Ja, elektronische Signaturen sind rechtsgültig und in den meisten Industrieländern rechtlich durchsetzbar. Die in den USA geltenden Gesetze ESIGN zur Regulierung der elektronischen Signatur im nationalen und internationales Handel und UETA zur Vereinheitlichung elektronischer Transaktionen setzen die elektronische Signatur der handschriftlichen Signatur gleich. In der europäischen Union sind gemäß der eIDAS Verordnung alle Arten der elektronischen Signatur rechtsgültig und durchsetzbar. In Ländern außerhalb Europas und den USA gelten häufig landesspezifische Gesetze, die es zu beachten gibt.

5. Welche Verträge kann ich mit elektronischer Signatur unterschreiben?

Es gibt nur eine handvoll Verträge, die laut Gesetzgeber einer handschriftlichen Signatur auf Papier bedürfen. Hierzu zählen unter anderem die Kündigung oder notariell zu beurkundende Verträge. Die im Arbeitsalltag benötigten Verträge können jedoch zumeist problemlos mit elektronischer Signatur unterzeichnet werden.

Je nach Art des Dokuments reicht bereits die EES aus, um die Einverständniserklärung des Unterzeichners einzuholen. Auch wichtige Compliance-Dokumente, wie Führerscheinkontrollen oder die Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses können problemlos durch elektronische Signatur unterzeichnet werden.

6. Wie erstelle ich eine elektronische Signatur?

Um einen Vertrag elektronisch signieren zu können, muss das klassische Unterschriftsfeld lediglich durch ein smartes Signaturfeld ersetzt werden. Mit den richtigen Werkzeugen ist das kinderleicht. Unsere Lösung greift hierfür beispielsweise auf einen einfach zu bedienen No-Code Drag & Drop Editor zurück, mit dem das Signaturfeld an der gewünschten Stelle im Vertrag platziert werden kann. Im Hintergrund werden daraufhin die rechtlich relevanten Daten (bspw. Signaturschlüssel) erzeugt. Außerdem wird ein versiegelter Audit Trail bereitgestellt, durch den jede Änderung am Dokument nachvollzogen werden kann.

7. Was muss ich beim elektronischen Signieren beachten?

Als Unterzeichner des Dokuments mit der elektronischen Signatur muss ich keine besonderen Details berücksichtigen. Das wichtigste geschieht ohnehin im Hintergrund, ohne dass der Unterzeichner etwas davon mitbekommt: Obwohl die eigentliche Unterschrift den Vertrag rechtsbindend zu machen scheint, sind es im Wesentlichen die Daten wie Name, E-Mail und IP-Adresse, die automatisch erfasst — und zur tatsächlichen Identifizierung des Unterzeichners herangezogen werden. Das Aussehen der eigentlichen Signatur ist dabei im Gegensatz zur klassischen, analogen Unterschrift letztendlich eher zweitrangig.

8. Warum sollte ich die elektronische Signatur nutzen?

Die elektronische Signatur hat unzählige Vorteile für den Sender, aber auch den Empfänger des Dokuments. Unsere Studien haben gezeigt, dass die durchschnittliche Zeitersparnis pro Dokument nach dem Umstieg auf elektronische Signaturen bei rund 83% liegt. Neben der hohen Zeitersparnis profitieren Nutzer auch von zahlreichen weiteren Vorteilen:

• Verträge in Echtzeit abschließen
• Umständliche Zwischenschritte wie Einscannen und Ausdrucken entfallen
• Signierte Dokumente können jederzeit abgerufen werden
• Signaturprozess ist orts- und zeitunabhängig
• Keine Laufwege zur Post und keine Portokosten

9. Welche Anbieter gibt es für elektronische Signaturen?

Neben zahlreichen US-amerikanischen Anbietern, die jedoch häufig die hohen europäischen Datenschutzanforderungen nicht erfüllen, gibt es auch eine handvoll europäischer Anbieter. Dazu zählen Skribble, eversign, inSign, Scrive & Co. Und auch wenn die genannten Lösungen starke E-Signatur Funktionen liefern, so weisen sie teilweise an anderen Stellen Schwächen auf. Vertragsmanagement ist eine Querschnittsaufgabe an der viele interne und externe Stakeholder beteiligt sind und sollte daher immer holistisch gedacht werden. Um Schnittstellenverluste zu vermeiden und das volle Potenzial einer rein digitalen Lösung auszuschöpfen, muss der gesamte Vertragsprozess daher auf einer einzigen Plattform abgewickelt werden.

Hierbei wird klar, dass die elektronische Signatur nur eine von vielen wichtigen Bestandteilen des papierlosen Vertragsmanagements ist. Mit Paperless haben wir eine Lösung geschaffen, die den gesamten Vertragslifecycle abdeckt — von der Erstellung der intelligenten Verträge, dem Einholen einer rechtssicheren elektronischen Signatur bis hin zur Archivierung der unterzeichneten Verträge.

10. Für wen ist die elektronische Signatur sinnvoll?

Kurzum: Für alle Unternehmen die sich mit Verträgen und Vereinbarungen auseinandersetzen. Studien haben gezeigt, dass Verträge die nicht effizient verwaltet werden einen Verlust von bis zu 40% des Ertragspotentials mit sich bringen. Es gibt nur wenige Prozesse, an denen so viele Stakeholder, sowohl innerhalb, als auch außerhalb des Unternehmens beteiligt sind, wie dem der Vertragserstellung und dem gesamten Vertragsmanagement. Kommunikation zwischen den Abteilungen ist somit der Schlüssel zum Erfolg und entscheidend für eine erfolgreiche Kundenbeziehung: Von der ersten Erstellung eines Vertrages über die Erfassung kundenspezifischer Daten bis hin zu der elektronischen Signatur.

In jedem dieser Schritte kann mit der richtigen Herangehensweise viel Zeit und Geld gespart werden. In unserem Blog “Wenn Zeit Geld ist, dann ist Vertragsmanagement eine Goldmine” können Sie noch mehr über dieses Thema erfahren.

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