Der Weg zum papierlosen Büro dank Paperless
Übersicht
Über die Vario Software AG
Die Vario Software AG entwickelt ERP-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Mission des Unternehmens besteht darin, Zeit und Fortschritt in die Abläufe von Unternehmen zu bringen. Dies erreichen sie durch ihre individuell anpassbare ERP-Software, die sie mit einer persönlichen Beratung und kompetenter Unterstützung kombinieren.
Anwendungsbereiche von Paperless
Mithilfe der Paperless Lösung konnte die Vario Software AG ihre Prozesse deutlich optimieren und weitgehend digitalisieren. Sie verwenden die Software hauptsächlich in den Bereichen Human Resources und im Vertragsmanagement. Im Bereich HR werden Onboarding-Prozesse und Compliance-Dokumentationen wie z.B. Arbeitsverträge, Arbeitsmittelüberlassung- oder Datenschutzvereinbarungen über Paperless abgewickelt. Im Vertrieb wurde das Vertragswesen mit Paperless digitalisiert und auf ein neues Level gehoben. Die Herausforderung lag vor allem in der Komplexität und Individualisierung der Kundenverträge. Mit Paperless werden Verträge kurz vor dem Versand an den Kunden personalisiert und enthalten neben der klassischen E-Signatur auch eine Reihe an Formularfeldern, um Daten von Kunden einzuholen. Gerade in den Bereichen, wo innerhalb der Verträge und Angebote Entscheidungen getroffen werden müssen, hilft ihnen Paperless, die Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten.
Die Prozesse vor Paperless: Fehleranfällig, zeitintensiv & analog
Vor der Implementierung von Paperless wurden viele Prozesse manuell mit physischen Dokumenten abgewickelt. Dies war sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig. Bei den HR-Prozessen mussten beispielsweise Compliance-Dokumente per E-Mail verschickt und von den Mitarbeitern ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt zurückgesendet werden. Ähnliche Prozesse gab es im Vertragswesen, insbesondere bei individuellen Vertragsvereinbarungen.
Warum hat sich die Vario Software AG für Paperless entschieden? Welche Alternativen wurden evaluiert?
Die Vario Software AG hat verschiedene E-Signatur Anbieter getestet und sich letztendlich für Paperless entschieden. Insbesondere die Intuitivität der Software und die Möglichkeit, komplexere Vertragsprozesse zu digitalisieren, waren ausschlaggebend für die Wahl. Auch das faire Pricing und der persönliche Kontakt sowie die Unterstützung des Paperless-Teams überzeugten.
Wem empfiehlt die Vario Software AG die Paperless Lösung?
Laut Hendrik Schneider wäre Paperless für jedes Unternehmen geeignet, das papierbasierte Prozesse optimieren und ein papierloses Büro erreichen möchte. Insbesondere Unternehmen, die individuelle Vereinbarungen mit ihren Kunden treffen, würden stark von der Benutzerfreundlichkeit und den Anpassungsmöglichkeiten der Software profitieren. Aber auch im Bereich HR kann Paperless durch die Optimierung von Onboarding- und Compliance-Prozessen großen Mehrwert bieten. Insgesamt hilft Paperless Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und kann daher jedem Unternehmen empfohlen werden, das Wert auf effektive und effiziente Abläufe legt.
