PDF digital signieren - so geht’s!

Das digitale Unterschreiben von Dokumenten ist zu einer effizienten und sicheren Möglichkeit geworden, Verträge abzuschließen.Deshalb ist es wichtiger denn je, eine rechtssichere Methode zu haben, um die Echtheit und Unverändertheit eines Dokuments zu beweisen. Hier kommen PDFs und digitale Signaturen ins Spiel.

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Warum sollten Sie PDF-Dokumente digital signieren?

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Sicherheit und Integrität

Wenn Sie ein PDF digital signieren, schützen Sie das Dokument vor unbefugten Veränderungen. Die digitale Signatur stellt sicher, dass das Dokument seit der Signierung nicht verändert wurde. Änderungen jeder Art würden die Signatur ungültig machen, was ein sofortiger Hinweis auf eine Manipulation wäre.

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Rechtliche Gültigkeit

Digitale Signaturen sind in vielen Jurisdiktionen rechtlich gültig und können im Geschäftsverkehr als Nachweis für die Zustimmung oder Zustellung verwendet werden.

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Effizienz und Umweltfreundlichkeit

Durch das digitale Signieren von PDFs können Prozesse beschleunigt werden, da der Bedarf an Papierkopien und physischem Versand entfällt. Das spart nicht nur Zeit, sondern ist auch besser für die Umwelt.

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Wie lässt sich eine PDF digital signieren?

Schritt 1: PDF-Dokument vorbereiten

Öffnen Sie das PDF-Dokument, das Sie signieren möchten, in einem PDF-Reader oder Editor, der digitale Signaturen unterstützt, wie Adobe Acrobat oder Foxit Reader.

Schritt 2: Signaturfeld hinzufügen

Finden Sie die Option zum Hinzufügen einer digitalen Signatur, oft unter 'Werkzeuge' oder 'Formulare'. Platzieren Sie das Signaturfeld an der gewünschten Stelle im Dokument.

Schritt 3: Digitale Signatur ausführen

Klicken Sie auf das Signaturfeld, um den Signaturvorgang zu starten. Wählen Sie Ihr digitales Zertifikat aus und bestätigen Sie den Vorgang, häufig durch Eingabe eines Passworts.

Schritt 4: Überprüfen und Speichern

Nach der Signierung sollten Sie überprüfen, ob die Signatur korrekt im PDF erscheint und das Dokument anschließend speichern.

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Alternativen zum Signieren von PDFs

Eine weitere Möglichkeit, Dokumente und Verträge digital zu signieren, besteht darin, auf speziell dafür entwickelte Systeme zurückzugreifen.
Anbieter wie Paperless ermöglichen nicht nur die digitale Signatur zwischen zwei Vertragsparteien, sondern auch das unkomplizierte Erstellen von anpassbaren Verträgen und die anschließende Verwaltung.
Zusätzlich zum Einholen der Signatur ermöglicht Paperless auch das Sammeln von Daten anderer Art, wie Kontodaten, Dateien oder personenbezogener Informationen jeglicher Art.

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Hier die wichtigsten Vorteile: 

Schnelle Vertragserstellung: Mit dem No-Code Editor lassen sich personalisierbare Dokumente und Verträge in wenigen Augenblicken erstellen. Die Vorlagen sind von jedem mobilen Endgerät problemlos ausfüllbar,

Optimierte Dokumentenprozesse: Einfache Genehmigungsprozesse, Unterzeichnungsreihenfolgen und anpassbare Benutzerberechtigungen helfen, Ihr Team zu organisieren und mühsame Aufgaben zu automatisieren.

eIDAS-konforme E-Signatur: Lassen Sie Verträge und Formulare rechtssicher und unkompliziert online unterzeichnen. 

Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle abgeschlossenen Dokumente werden von uns revisionssichere 10 Jahre archiviert. Flexible Such- und Filterfunktionen helfen, die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit zu finden.

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Fazit

Das digitale Signieren von PDF-Dokumenten ist ein starkes Werkzeug, um die Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente zu gewährleisten und Prozesse zu optimieren. Jedoch gibt es Lösungen, die weit darüber hinausgehen und Ihnen dabei helfen können, Ihre gesamten Dokumentenprozesse effizienter zu gestalten.