MADE & HOSTED
IN GERMANY
IN GERMANY
Mit Julia Schrubba, Leiterin HR & Onboarding bei Inuvet
Über Inuvet: Das Unternehmen, das 2011 gegründet wurde und derzeit 53 Mitarbeiter:innen beschäftigt, entwickelt Produkte auf pflanzlicher Basis und ganz ohne Tierversuche, um Tiere auf der ganzen Welt natürlich gesund und fit zu halten. Doch bei Inuvet dreht sich nicht nur alles mit viel Herzblut um Tiere und deren Gesundheit, sondern auch um Mitarbeiterzufriedenheit und das Unternehmensziel Glück, dessen Motto Inuvet mit einem eigenen Hashtag #UnternehmenszielGlück beschreibt.
Julia Schrubba, Head of People & Culture bei Inuvet stand vor der Herausforderung, dass das operative Geschäft im HR Bereich für das Erstellen, Anpassen, Versenden und Nachverfolgen von HR Dokumenten und Verträgen zu viel Zeit beansprucht hat.
“Personaler:innen, insbesondere in kleinen Unternehmen, müssen eine ganze Menge an administrativen Aufgaben übernehmen. Als Head of People & Culture bei Inuvet, wird meine Performance jedoch daran gemessen inwieweit ich es schaffe die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und deren Engagement zu steigern und nicht wie viele Dokumente ich pro Monat erstellt, versendet und unterschrieben habe.”
Für Julia nahm insbesondere die Formatierung von Dokumenten und das manuelle Kopieren von Personalinformationen einen Großteil ihrer Arbeitszeit in Anspruch.
“Durch manuelle Prozesse entstehen häufig Fehler. Ich möchte, dass alle Dokumente und Verträge, die ich im Namen von Inuvet verschicke, gut aussehen und unseren hohen Anspruch an Professionalität erfüllen. Gleichzeitig müssen die Unterschriften rechtssicher sein.”, sagt Julia.
Nachdem Julia und Ihr Team Mitte 2021 gemerkt haben, dass tatsächlich mehr als 50% der Zeit im HR Bereich für manuelle und administrative Aufgaben verwendet wird, begann das Team die Suche nach Software für Dokumenten Automatisierung und eSignatures.
Nach sorgfältiger Recherche entschied sich Julia und Ihr Team für die unkomplizierte Implementierung von Paperless.io, da Einfachheit, Benutzerfreundlichkeit und vor allem Sicherheit an erster Stelle stehen.
Bestehende Dokumente und Verträge können als Vorlage in Paperless konvertiert und von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Anders als bei vielen Wettbewerbern, die ausschließlich das zeitintensiv erstellte PDF als Ausgangsformat akzeptieren, welches dann erst vor der Unterschrift auf der Plattform hochgeladen wird, kann Julia die Vorlagen direkt in Paperless.io erstellen, freigeben, versenden, unterschreiben, automatisieren und verwalten.
Heute können Julia und Ihr Team mit nur wenigen Klicks neue Angebotsschreiben verschicken, Verträge unterzeichnen und Personalfragebögen einholen. Durch volle Transparenz über den Dokumentenstatus und automatische Erinnerungen wird die Abschlussrate zudem enorm gesteigert. Gleichzeitig passen sich alle Paperless Dokumente automatisch an das Endgerät des Empfängers an, so dass Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen stets ein bestmögliches Nutzererlebnis haben. Als deutsches Startup und Alternative zu vielen US-amerikanischen Dokumenten Automatisierungs & Workflow Tools, hat Paperless Serverstandorte in Deutschland und unterliegt zudem den europäischen Datenschutzrichtlinien, was für Inuvet eine große Rolle spielt.
Dank Paperless.io kann Julia und Ihr Team größeren Fokus auf Organisations- und Mitarbeiterentwicklung, Kultur und strategische HR Themen legen und operative Tätigkeiten schneller abwickeln.
“Durch Paperless.io kann ich nicht nur qualitativ hochwertige und rechtskräftige Dokumente und Verträge erstellen, sondern auch die Reihenfolge der Empfänger festlegen. Somit werden Dokumente schneller freigegeben, ich spare mir Zeit und wir haben an den entscheidenden Stellen ein 4-Augen-Prinzip, so dass Transparenz gefördert werden und keine Fehler entstehen.”
Die Empfänger der Dokumente, Bewerber:innen und Mitarbeiter:innen, sind begeistert von der Schnelligkeit und Einfachheit. Dank Paperless kann Inuvet Verträge innerhalb von nur wenigen Stunden abschließen und gleichzeitig Onboarding Prozesse beschleunigen.
