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Dass Deutschland in vielen Punkten der Digitalisierung das Schlusslicht darstellt, ist schon lange kein Geheimnis mehr. Der aktuellen Lage geschuldet, wurde das deutlicher denn je.
Durch die Corona Pandemie werden elektronische Signaturen immer wichtiger und sind für viele Einrichtungen und Unternehmen sogar unabdingbar und existentiell geworden. Doch eine aktuelle Studie von Adobe zeigt: Was das digitale Signieren von Dokumenten anbelangt, bildet Deutschland im europäischen Vergleich das Schlusslicht und hat einiges aufzuholen.
Die vermeintliche Digitalisierung durch PDF
PDF’s gelten seit einigen Jahren als zukunftsträchtige Alternative für klassische Papierrechnungen, -verträge und -dokumente. Sie werden häufig in mühseliger Arbeit aus Word Dokumenten erstellt und grafisch an das Corporate Design angepasst. Das Dokument landet dann im Anhang der E-Mail an den Kunden, Mitarbeitenden oder Lieferanten. Je nach technologischem Stand des Empfängers wird das Dokument darauffolgend wieder ausgedruckt, unterzeichnet und in Form eines Scans zurückgeschickt. Das empfangene Dokument kann jetzt manuell eingesehen, aufbereitet und archiviert werden. Vereinfacht hat sich der Prozess bis dato somit weder für den Sender, noch für den Empfänger. Alle Prozesse sind weiterhin manuell, fehleranfällig und zeitaufwendig. So sollte die digitale Zukunft nicht aussehen!
Wir wünschen uns bessere Lösungen
Die Studie von Adobe hat auch ergeben, dass sich 70% der Befragten wünschen, dass mehr Unternehmen im B2C und B2B die Möglichkeit einer elektronischen Signatur anbieten. Nicht nur die Empfänger profitieren davon, auch für die Unternehmen lohnt sich das Investment in eine Lösung, die den gesamten Dokumentenlebenszyklus abdeckt, digitalisiert und vereinfacht:
1. Verträge werden schneller versendet und kommen schneller zurück dank elektronischer Signatur
Die Gesamtzykluszeit für ein Dokument reduziert sich drastisch. Die Zeitersparnis durch das Verwenden von intelligenten Vorlagen zur teilautomatisierten Dokumentenerstellung, die Verwendung mobiler Funktionen zum Signieren von Dokumenten beispielsweise auf einem Tablet, das Automatisieren von Genehmigungs- und Signaturprozessen, sowie die Steigerung der Datenqualität sind hierbei nur einige wenige Argumente, die für den Einsatz einer Vertragsmanagement-Lösung sprechen.
2. Kosteneinsparungen
Neben der eingesparten Zeit im Prozess der Erstellung, dem Versand, dem Erhalt und der Archivierung senken Unternehmen auch durch den reduzierten Papier-, Tinte- und Tonerverbrauch, sowie den Einsparungen im Versand der Dokumente merklich die Ausgaben.
3. Compliance-konform
Die in der E-Mail angehängte PDF ist kaum kontrollierbar. Der Lebenszyklus eines Dokumentes wird zunehmend kürzer — immer häufiger gibt es neue Versionsstände eines Dokumentes oder kundenspezifische Anpassungen. Schnell schleichen sich Zahlendreher und Formfehler ein, die verheerende Auswirkungen haben können. Durch digitale Vertragsmanagement-Lösungen mit integrierter Versions- und Kundenverwaltung lassen sich diese Fehler reduzieren und Ärger vermeiden.
Wann lohnt sich das Investment?
Kurzum: Immer.
Verträge, Vereinbarungen und sonstige Dokumente sind in Ihrem Unternehmen allgegenwärtig — und so auch die Vorteile, die Sie durch den Einsatz einer Lösung für Vertragsmanagement erzielen können. Von schnelleren Transaktionen bis hin zu besseren Kundenerfahrungen, von verbessertem Vertragswert bis hin zu besserer Compliance. Eine Vertragsmanagement-Software wie Paperless hat die Fähigkeit Ihnen Geld zu sparen, den Umsatz zu steigern und Ihre Beziehungen zu stärken. Nicht zuletzt vereinfachen sie ferner auch die Prozesse Ihrer Geschäftspartner, die auf den postalischen Rückversand oder das Scannen eines unterzeichneten Dokumentes verzichten können.
Digitalisierung auch ökologisch sinnvoll
Obwohl viele Unternehmen umweltfreundlicher werden wollen, quellen die Papierkörbe in Büros oder dem Homeoffice regelmäßig über. Viele Dokumente und Unterlagen werden auch dann noch ausgedruckt, wenn sie als PDF per Mail empfangen wurden, da sie analog signiert werden — um sie anschließend als Scan wieder zurückzusenden. Das Endergebnis ist ein übermäßiger Papierverbrauch.
Dies führt nicht nur dazu, dass mehr und mehr Bäume abgeholzt werden, sondern auch zu einer Reihe weiterer Faktoren, welche die Umwelt negativ beeinflussen. Für die Herstellung eines Standard-DIN-A4-Blattes werden etwa 10 Liter Wasser benötigt. Außerdem muss man den Transport des Papiers von der Produktion in die Geschäfte und dann zum Endverbraucher berücksichtigen. All diese Ebenen der Papierlieferung verursachen Treibhausgasemissionen. Unternehmen, die den unnötigen Papierverbrauch durch elektronische Signatur-Systeme wie Paperless eliminieren, haben einen positiven Einfluss auf die Umwelt in der gesamten Pipeline der Papierindustrie.
