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Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form der digitalen Signatur und ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Sie bietet das höchste Maß an Sicherheit und ist in der gesamten EU rechtlich anerkannt. Die QES basiert auf einem Zertifikat, das von einem akkreditierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt wird und den Unterzeichner eindeutig identifiziert.
Unterschiede zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur – EES vs. FES vs. QES.
- Einfache elektronische Signatur (EES): Diese stellt die grundlegendste Form dar und bietet wenig bis keinen Schutz vor Manipulationen. Sie wird häufig für interne Dokumente oder weniger formale Vereinbarungen verwendet.
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Die FES bietet im Vergleich zur EES eine höhere Sicherheit und kann den Unterzeichner eindeutig identifizieren. Sie wird für wichtigere Verträge genutzt, ist jedoch rechtlich nicht mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES ist die einzige elektronische Signatur, die rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Sie bietet höchste Sicherheit und ist in stark regulierten Bereichen wie dem Finanzwesen, der Immobilienbranche oder dem Gesundheitswesen notwendig.
Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich?
In bestimmten Bereichen ist die QES zwingend vorgeschrieben, besonders im Finanz- und Immobiliensektor, bei notariellen Dokumenten und bei digitalen Arbeitsverträgen.
In anderen Fällen wird sie empfohlen, um die Rechtsverbindlichkeit und Sicherheit digitaler Dokumente zu gewährleisten.
Anwendungsbereiche der QES und Beispiele
In welchen Fällen ist die QES als rechtsgültige digitale Signatur notwendig?
Vertragsabschlüsse
- Gesetzlich vorgeschrieben: In einigen europäischen Ländern (u.a. Deutschland) ist die QES bei digital abgeschlossenen Arbeitsverträgen erforderlich, insbesondere bei unbefristeten oder befristeten Arbeitsverträgen.
- Empfohlen: Für Dienstleistungs- und Werkverträge wird die QES empfohlen, um sicherzustellen, dass der Vertrag auch digital rechtsverbindlich und fälschungssicher ist.
Finanz- und Versicherungsbereich
- Gesetzlich vorgeschrieben: Kreditverträge und bestimmte Versicherungsverträge, wie Lebensversicherungen, können eine QES erfordern, wenn sie digital abgeschlossen werden, um die Identität und Zustimmung des Unterzeichners sicherzustellen.
- Empfohlen: Für Finanz- und Versicherungstransaktionen mit hohen Summen oder langfristigen Verpflichtungen wird die QES empfohlen, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden und eine eindeutige Verbindlichkeit sicherzustellen.
Immobilienbranche
- Gesetzlich vorgeschrieben: Immobilienkaufverträge und Grundbucheinträge müssen in vielen Ländern notariell beglaubigt werden. In einigen europäischen Staaten ist diese Beglaubigung auch digital mit einer QES möglich.
- Empfohlen: Miet- und Pachtverträge können durch eine QES rechtliche Sicherheit und eine klare Zuordnung der Unterschrift gewinnen.
Rechts- und Notardienstleistungen
- Gesetzlich vorgeschrieben: Digitale notarielle Dokumente, wie Vollmachten und bestimmte Beglaubigungen, erfordern oft eine QES, um rechtskräftig zu sein.
- Empfohlen: Digitale Testamente und Erbschaftsdokumente profitieren durch die QES von zusätzlicher Rechtssicherheit, auch wenn bei Testamenten häufig notarielle Beglaubigungen erforderlich sind.
Behördliche und öffentliche Dokumente
- Gesetzlich vorgeschrieben: Bestimmte digitale Steuererklärungen oder Anmeldungen bei Behörden sowie Unternehmensregistrierungen können in einigen Ländern eine QES erfordern.
- Empfohlen: Baugenehmigungen und ähnliche Anträge profitieren von der QES, um die Authentizität zu gewährleisten, selbst wenn sie nicht immer vorgeschrieben ist.
Gesundheitswesen
- Gesetzlich vorgeschrieben: In einigen Ländern werden für bestimmte digital erstellte Patienteneinwilligungen qualifizierte Signaturen verlangt.
- Empfohlen: Bei digitalen Arztzeugnissen, Rezepten oder Attesten kann eine QES die Echtheit sichern, auch wenn sie oft nicht vorgeschrieben ist.
So erstellen Sie eine QES:
Eine QES gewährleistet höchste Sicherheit und rechtliche Gültigkeit in der digitalen Welt. Doch wie erfolgt die Erstellung einer QES?
Im Vergleich zu einfacheren Signaturen wie der EES und FES muss der Unterzeichner bei der QES kurz vor der Unterschrift eindeutig identifiziert werden.
Sichere und einfache Identifizierungsmethoden:
- Video-Ident-Verfahren: Ein Videoanruf mit einem Mitarbeiter ermöglicht die Identifikation durch Vorlage eines Ausweises. Die Verifikation dauert nur wenige Minuten und kann ortsunabhängig erfolgen.
- eID (elektronischer Personalausweis): Durch das Halten des Ausweises an ein NFC-fähiges Gerät und die Eingabe einer PIN wird die Identität digital bestätigt.
- Bank-Ident-Verfahren: Der Unterzeichner meldet sich bei seinem Online-Banking-Konto an, woraufhin die Bank die Identität bestätigt. Diese Methode ist schnell und unkompliziert.
- Biometrische Identifizierung (Auto-Ident): Ein Selfie wird automatisch mit dem Ausweisfoto abgeglichen, wobei biometrische Merkmale überprüft und Kopfbewegungen zur Anwesenheitskontrolle eingesetzt werden.
Bei Paperless legen wir großen Wert auf Sicherheit und Flexibilität. Deshalb bieten wir alle gängigen Identifizierungsmethoden – von Video-Ident bis eID. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihnen passt, und vertrauen Sie auf höchste Sicherheitsstandards für Ihre Identität.
Vorgehensweise zur Erstellung einer QES:
Um eine QES zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- Dokument auswählen und vorbereiten:
Das zu signierende Dokument wird vorbereitet, ähnlich wie bei anderen elektronischen Signaturen. - Dokument an den Unterzeichner senden:
Der Absender sendet das Dokument per E-Mail an die zu unterzeichnende Person. - Identitätsprüfung des Unterzeichners:
Nach Durchsicht und Prüfung des Dokuments erfolgt die eindeutige Identifikation des Unterzeichners. - Sicherheitscode erhalten und eingeben:
Nach erfolgreicher Identifikation erhält der Unterzeichner einen einmaligen Sicherheitscode per SMS als zusätzliche Authentifizierung. - Dokument erhalten und speichern:
Das signierte Dokument wird per E-Mail versendet und enthält alle relevanten Signaturinformationen sowie das qualifizierte Zertifikat, das die Authentizität und Integrität der Unterschrift belegt.
Das klingt nach viel Aufwand? Mit Paperless ist das Signieren mit einer QES unkompliziert und benutzerfreundlich. Paperless führt Sie bequem durch alle zu erledigenden Schritte, die Sie für eine sichere und rechtsgültige QES benötigen.
QES, FES oder EES? So finden Sie die passende digitale Signatur für Ihr Dokument
Welche digitale Signatur passt zu Ihrem Dokument? Bei der Auswahl zwischen einer einfachen (EES), fortgeschrittenen (FES) und qualifizierten elektronischen Signatur (QES) spielen zwei Hauptfaktoren eine Rolle:
- Gesetzliche Anforderungen:
Wenn das Dokument die Schriftform verlangt, ist eine QES vorgeschrieben. - Haftungsrisiko:
Bei Dokumenten mit hohem finanziellen oder rechtlichen Risiko empfiehlt sich eine FES oder QES, um die Authentizität und Beweiskraft zu maximieren.
Wann benötigt man keine QES?
Fortgeschritten vs. Qualifizierte Signatur
In manchen Bereichen ist eine QES nicht zwingend erforderlich, und die FES ist eine passende Alternative. Die FES bietet höhere Sicherheit als eine EES und erfüllt gängige Anforderungen an Authentizität und Integrität.
Sie eignet sich besonders für Dokumente, die eine rechtliche Absicherung benötigen, jedoch keine gesetzliche Schriftform erfordern.
Beispiele für den Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur
Verträge mit moderatem Haftungsrisiko
Die FES stellt die Identifikation und Nachvollziehbarkeit sicher, und ist für viele Verträge im B2B-Bereich ausreichend.
Vereinbarungen und Freigaben im Unternehmensbereich
Für interne Dokumente wie Projektfreigaben oder Protokolle genügt die Sicherheit der FES.
Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs)
NDAs zwischen Geschäftspartnern oder potenziellen Kunden lassen sich rechtssicher mit einer FES unterzeichnen.
Angebote und Auftragsbestätigungen
Zur verbindlichen Dokumentation von Angebots- oder Auftragsbestätigungen reicht eine FES aus.
Miet- und Pachtverträge für bewegliche Sachen
Diese Verträge erfordern in der Regel keine QES und sind weniger risikobehaftet.
Verträge über IT-Dienstleistungen
Lizenzen und SaaS-Vereinbarungen ohne hohen finanziellen Wert können durch eine FES abgesichert werden.
Qualifizierte elektronische Signatur mit Paperless erstellen
Mit Paperless signieren Sie schnell und sicher digital. Folgen Sie diesen einfachen Schritten zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur:
Account erstellen bei Paperless:
In unter 60 Sekunden können Sie Ihren Paperless Account erstellen und einrichten.
Dokument hochladen & Signierende einladen:
Legen Sie fest, wer und in welcher Reihenfolge das Dokument qualifiziert unterschreiben soll.
Identitätsprüfung:
Wir führen Sie und weitere Teilnehmer durch den Identifizierungsprozess, der über unser zertifiziertes System läuft. Dies kann über Video-Ident oder den elektronischen Personalausweis erfolgen.
Sicherheitscode erhalten:
Nachdem Ihre Identität erfolgreich verifiziert wurde, erhalten Sie einen einmaligen Sicherheitscode per SMS. Dieser Code bietet eine zusätzliche Sicherheitsstufe und stellt sicher, dass ausschließlich Sie das Dokument signieren können.
Dokument herunterladen:
Ihr signiertes Dokument steht Ihnen sofort zum Download zur Verfügung und wird rechtskonform in Ihrem Paperless Account archiviert.
Häufig gestellte Fragen zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES)
Was ist der Unterschied zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur?
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der digitalen Signatur und bietet wenig Sicherheit. Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet bereits mehr Schutz und kann den Unterzeichner eindeutig identifizieren. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Sicherheitsstufe und entspricht rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift.
Wann benötige ich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Eine QES ist erforderlich, wenn eine rechtlich sichere digitale Signatur benötigt wird, z.B. bei wichtigen Verträgen wie Arbeitsverträgen, Immobilienkäufen oder Bank- und Kreditverträgen. Die QES stellt sicher, dass die Unterschrift den höchsten rechtlichen Standards entspricht und ist in der gesamten EU rechtsgültig.
Ist die qualifizierte elektronische Signatur in Deutschland rechtsgültig?
Ja, die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist in Deutschland rechtsgültig und entspricht der handschriftlichen Unterschrift. Die QES erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung, die in allen EU-Ländern gültig ist.
Wie kann ich eine qualifizierte elektronische Signatur online erstellen?
Eine QES kann online erstellt werden, indem man sich bei einem zertifizierten Vertrauensdienstanbieter registriert und die Identität bestätigt. Bei Paperless ist der Prozess unkompliziert und bequem, da Sie bei uns auf der Plattform durch alle notwendigen Schritte geführt werden.
Was sind die Vorteile einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES)?
Die QES bietet höchste Sicherheit und Rechtsgültigkeit. Sie stellt sicher, dass die Unterschrift nicht manipuliert werden kann und der Unterzeichner eindeutig identifiziert ist. Damit ist die QES besonders wertvoll für Verträge mit hohem rechtlichen oder finanziellen Risiko.
Wann ist eine QES nicht erforderlich?
Für Verträge mit geringem rechtlichen Risiko, wie z.B. Dienstleistungsvereinbarungen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), ist keine QES erforderlich. Hier reicht häufig eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aus.
Wie unterscheidet sich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) von einer handschriftlichen Unterschrift?
Die QES ist die digitale Entsprechung der handschriftlichen Unterschrift und bietet dieselbe Rechtsgültigkeit. Der Unterschied liegt darin, dass die QES online erstellt wird und zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, wie eine Identitätsprüfung, durchläuft.
Kann ich eine QES für internationale Verträge verwenden?
Ja, die QES ist durch die eIDAS-Verordnung in allen EU-Ländern rechtsgültig und anerkannt. Für Verträge außerhalb der EU ist jedoch zu prüfen, ob die QES im jeweiligen Land ebenfalls anerkannt wird.
Welche Dokumente sollten immer mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden?
Dokumente wie Arbeitsverträge, Kreditverträge, Immobilienverträge und notarielle Dokumente sollten mit einer QES unterzeichnet werden, da sie rechtlich sicher und manipulationssicher sein müssen.
Wie sicher ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Die QES ist die sicherste Form der digitalen Signatur. Durch den Einsatz zertifizierter Vertrauensdienste und Identitätsprüfungen ist die QES nahezu fälschungssicher und schützt die Integrität des Dokuments.
Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass die Informationen in diesem Blogartikel allgemeiner Natur sind und keine rechtliche Beratung ersetzen. Bei konkreten Fragen empfehlen wir, einen Rechtsanwalt oder Experten zu Rate zu ziehen.
