PDFs im Vertragsmanagement: Ein notwendiges Übel?

Für die allermeisten Unternehmen stellt das PDF im Vertragsmanagement eine tragende Rolle dar. Frisch exportiert wird das Dokument per E-Mail verschickt und daraufhin zuversichtlich auf die langersehnte Unterschrift gewartet. Doch das ist weder effizient noch sinnvoll — und darüber hinaus auch nicht mehr zeitgemäß.

Paperless unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und sorgt dafür, dass 100% des Vertragswesen intelligent gestaltet werden. In diesem Blog zeigen wir 5 Gründe auf, weshalb der Umstieg auf ein intelligentes Vertragsmanagement sinnvoll ist.

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1. Abrufen von Dokumenten im Handumdrehen

Nur zu häufig gehen unterschriebene Dokumente verloren, da diese nicht korrekt abgelegt wurden, fehlerhaft benannt sind oder in der schieren Informationsflut auf dem PC untergehen. Für die Mitarbeitenden in Unternehmen bedeutet das zusätzlichen Aufwand durch das aufwendige Durchforsten des Computers nach der originalen Datei. Und dabei kann es so einfach sein: Egal wann und egal wo. Intelligentes Vertragsmanagement schafft hierfür Abhilfe. Die unterschriebenen Dokumente können immer direkt und von jedem berechtigten Mitarbeitenden gefunden werden. In Sekunden können Dokumente auf den jeweiligen Status überprüft werden. Mitarbeitenden können Kunden und Lieferanten per Knopfdruck auf ausstehende Unterschriften hinweisen.

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2. Einfache Personalisierung

Aus unzähligen Gesprächen, die wir geführt haben, hat sich gezeigt, dass die Personalisierung von Vereinbarungen und Verträgen in Form von PDFs häufig eine zeitintensive Aufgabe darstellt. Kundendaten werden in dem bestehenden Bearbeitungsprogramm mühsam an der richtigen Stelle notiert, die Rahmenbedingungen werden aus vergangenen Verträgen kopiert (die ebenfalls zeitaufwendig gesucht werden müssen) und das Format, sowie Design wird im Nachgang nochmals mühselig auf Hochglanz poliert. So passiert es schnell, dass das Ausarbeiten einer simplen Vereinbarung den Großteil der kostbaren Arbeitszeit in Anspruch nimmt.

Viele Vertragsmanagementsysteme setzen daher als Basis auf den Aufbau von wiederverwendbare Vorlagen, welche dann kurz vor dem Versand auf den Kunden oder Lieferanten zugeschnitten werden können.

Auch das Einfügen von vertragsrelevanten Klauseln wird dank einfachem Baukastensystem zur Erstellung von Verträgen zu einer Leichtigkeit. Die verwendeten Klauseln werden in einer großen Bibliothek verwaltet und können zentral aktualisiert werden. So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter ausschließlich Verträge mit freigegebenen Klauseln versenden. Selbst neue Nutzer von Paperless können so in Minuten ansprechende und personalisierte Verträge erstellen. Mitarbeitende können sich anschließend wieder weiteren relevanten Aufgaben widmen und den Arbeitsalltag unbeschwert bestreiten.

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3. Kollaboration im Team

In vielen Fällen schreibt die Compliance in Unternehmen das Vier-Augen-Prinzip vor, was zur Folge hat, das sich PDF oder Word-Dokumente ihren Weg durch das Unternehmen bahnen und Kunden dadurch lange auf die Vertragsunterlagen warten müssen. Mitarbeitenden senden die ausgearbeiteten Verträge an die zuständigen Abteilungen, diese überprüfen die Dokumente nochmals, fügen Kommentare hinzu oder erstellen gar neue Unterlagen.

Für alle Beteiligten bedeutet das viel Aufwand und lange Wartezeiten. Dem kann mit einer intelligenten Lösung ein Ende gesetzt werden. Hinterlegte Workflows ermöglichen eine reibungslose und kollaborative interne Zusammenarbeit zwischen den zuständigen Abteilungen.

Dokumente können ähnlich wie bei Google Docs oder Microsoft 365 online gemeinsam bearbeitet werden, Korrektur Zyklen können unbeschwert individualisiert werden und standardisierte Freigabeprozesse beugen dem Versand von fehlerhaften Unterlagen vor. Insbesondere im Homeoffice ist das sehr hilfreich, da effiziente Kollaboration zwischen Abteilungen eine große Herausforderung für Unternehmen darstellt. Silos, die durch die Arbeit von Zuhause entstanden sind, können so abgebaut werden, was zu Effizienz und glücklichen Mitarbeitenden führt.

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4. Transparent Verhandeln

Gemeinsames Arbeiten in PDFs ist nicht nur intern eine Herausforderung, auch extern werden vertragliche Themen zumeist über E-Mail oder Telefon besprochen. Verträge werden somit häufig stündlich verändert und angepasst. So passiert es schnell, dass Transparenz und Kontrolle verloren gehen, was im späteren Verlauf der Geschäftsbeziehung schwerwiegende Folgen haben kann. Eine Lösung wie Paperless, die die gesamte Kommunikationshistorie, sämtliche Kommentare und Verhandlungsschritte direkt abrufbar in der Vereinbarung ermöglicht, führt langfristig zu einer besseren Beziehung zu dem Empfänger des Dokuments. Auch intern unterstützt die gewonnene Transparenz Mitarbeitenden im Geschäftsalltag, da das Einholen der Informationen, bzw. zeitaufwendige Handovers von Projekten von Einer zur anderen Abteilung wegfallen.

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5. Daten und eSignaturen erfassen

Eine der größten Schwachstellen des herkömmlichen PDFs im Vertragsmanagement ist das Erfassen von Daten des Empfängers bzw. das nachträgliche Ausfüllen eines PDF-Formulars. Nicht zuletzt aufgrund der Statik des Formats. Ohne ein Bearbeitungsprogramm für PDF-Dokumente wird das Eingeben von Daten schnell zur Qual für Empfänger und im Nachgang auch für den Sender.

Dabei haben diverse Studien gezeigt, dass Verträge, die elektronisch signiert und digital ausgefüllt werden können, bis zu 80% schneller zurückgesendet werden, als analog auszufüllende Dokumente.

Gibt es für den Empfänger keine Möglichkeit das Dokument elektronisch zu signieren, wird es oftmals ausgedruckt und händisch bearbeitet. Das ausgefüllte Dokumente wird im Anschluss als Scan oder Foto zurückgesendet, was das Auslesen der Daten selbst den geübtesten Kryptologen zum Verhängnis werden kann. Mit einer intelligenten Vertragsmanagement-Lösung können die vom Empfänger eingegebenen Daten in Echtzeit automatisch validiert werden und sorgen somit für höhere Datenqualität.

eSignaturen sind ein wichtiger Bestandteil bei der Digitalisierung in Deutschland und gewinnen zunehmend an Bedeutung für Unternehmen, die Vertragsunterlagen digital versenden. Eine intelligente Lösung wie Paperless beinhalten mittlerweile Technologien, um rechtssichere und eindeutige Signaturen zu erfassen. Kundenzentriertes Arbeiten bedeutet, es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen, was einen intuitiven und modernen Unterschrift-Prozess zwingend macht. Gerade auf der Zielgeraden sollte der Vertragsabschluss kein Stolperstein für die zukünftigen Geschäfte sein.

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Zusammenfassend…

…lässt sich festhalten, dass der Umstieg auf eine digitale und intelligente Vertragslösung für Unternehmen immens viele Vorteile mit sich bringt und verschiedenen Abteilungen viel Arbeit und Zeit einsparen kann. Das klassische PDF und die Nachteile, die es mit sich bringt, stehen heute in keinem Verhältnis mehr zu neuen und innovativen Lösungen wie Paperless. Auch aus finanzieller Sicht lohnt der Umstieg, denn die zurückgewonnene Zeit und die schnelle Vertragsabwicklung führen bereits mittelfristig zu Umsatzsteigerungen.

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