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In der modernen Geschäftswelt ist die Digitalisierung von Vertragsprozessen unerlässlich. Dennoch gibt es oft Fragen und Bedenken, insbesondere bezüglich der Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was Sie über digitales Vertragsmanagement wissen müssen und mit welcher Lösung Sie digitales Vertragsmanagement äußerst effizient gestalten können.
Was ist digitales Vertragsmanagement?
Digitales Vertragsmanagement bezeichnet den gesamten Prozess der Erstellung, Verwaltung und Unterzeichnung von Verträgen auf elektronischem Wege. Es geht weit über die bloße Digitalisierung von Dokumenten hinaus und umfasst eine Reihe von Technologien und Methoden, die darauf abzielen, Vertragsprozesse effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten.
Verträge elektronisch Signieren
Das digitale Vertragsmanagement ermöglicht im Kern die Erstellung von Verträgen mithilfe spezieller Software. Diese Verträge können dann über das Internet an die beteiligten Parteien gesendet und dort elektronisch ausgefüllt und unterschrieben werden. Elektronische Signaturen sind dabei genauso rechtsverbindlich wie traditionelle handschriftliche Unterschriften, wenn sie den entsprechenden gesetzlichen Anforderungen genügen. Lesen Sie dazu auch unsere anderen Blogartikel rund um das Thema digitale Signaturen.
Zentrale Verwaltung
Ein wesentlicher Bestandteil des digitalen Vertragsmanagements ist zudem die zentrale Speicherung und Verwaltung aller Vertragsdokumente. Diese werden in einer sicheren, cloudbasierten Umgebung abgelegt, die den Zugriff auf die Dokumente von überall und zu jeder Zeit ermöglicht. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung der Verträge, sondern stellt auch sicher, dass alle beteiligten Parteien stets Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Dokumente haben.
Monitoring & Reporting
Darüber hinaus bieten viele digitale Vertragsmanagementsysteme integrierte Funktionen für das Monitoring und Reporting. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, den Status ihrer Verträge in Echtzeit zu verfolgen und automatische Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Handlungen erforderlich sind. Dies reduziert das Risiko, wichtige Fristen zu verpassen oder Vertragsbedingungen zu verletzen.
Zeitersparnis durch Integrationen
Ein weiterer Vorteil ist die Integration mit anderen Unternehmenssystemen, wie CRM- und ERP-Systemen. Dies ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und verbessert die Gesamteffizienz der Geschäftsprozesse.
Ob Kaufverträge, SEPA-Lastschriftmandate oder Kooperationsvereinbarungen – digitales Vertragsmanagement minimiert den Aufwand für das Ausdrucken und Scannen von Dokumenten erheblich. So werden nicht nur Kosten für Postzustellung, Papier und Tinte eingespart, sondern auch die Zeit, die normalerweise für das Management papierbasierter Unterschriften benötigt wird.
Die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements
Unternehmen jeder Branche können erheblich von digitalem Vertragsmanagement profitieren, da es vielfältige Einsatzmöglichkeiten in allen Abteilungen bietet.
Beispielsweise kann der Vertrieb Kaufverträge digital erstellen, Signaturfelder hinzufügen und in kürzester Zeit neue Deals abschließen. Die HR-Abteilung kann das Onboarding neuer Mitarbeitender effizienter gestalten, indem sie alle notwendigen Unterlagen online bereitstellt, zur elektronischen Unterschrift einlädt und revisionssicher archiviert.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick
- Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten:
Verträge können sicher gespeichert und jederzeit abgerufen werden. - Effizientes Arbeiten:
Flexibilität und Professionalität in allen geschäftlichen Situationen. - Schnellere Vertragsabschlüsse:
Keine Wartezeiten mehr auf Postzustellung und Unterschriften. - Zentralisierte Vertragsprozesse:
Ein klarer Überblick über den Status eines Dokuments reduziert manuelle Nachverfolgungen. - Individuell anpassbar:
Moderne Software für digitales Vertragsmanagement ist benutzerfreundlich und kann auf die spezifischen Anforderungen verschiedener Abteilungen konfiguriert werden.
Digitales Vertragsmanagement mit Paperless
Mit modernen Tools, wie Paperless können Sie Ihre Vertragserstellung effizienter gestalten und durch elektronische Signaturen Ihre Kunden schneller zum Abschluss bewegen.
Hier einige der Funktionen im Überblick:
Schnelle Vertragserstellung:
Nutzen Sie den einfach zu bedienen No-Code Editor und erstellen Sie in wenigen Augenblicken intelligente und responsive Vertragsvorlagen und Formulare.
Optimierte Vertriebsabläufe:
Einfache Genehmigungsprozesse, Unterzeichnungsreihenfolgen und anpassbare Benutzerberechtigungen helfen, Ihr Team zu organisieren und mühsame Aufgaben zu automatisieren.
eIDAS-konforme E-Signatur:
Lassen Sie Verträge und Formulare rechtssicher und unkompliziert online unterzeichnen.
Zentrale Dokumentenverwaltung:
Alle abgeschlossenen Dokumente werden von uns revisionssichere 10 Jahre archiviert. Flexible Such- und Filterfunktionen helfen, die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit zu finden.
Fazit
Digitales Vertragsmanagement ist ein bedeutender Schritt in Richtung Effizienz und Modernität in der Geschäftswelt. Es bietet zahlreiche Vorteile, von Zeit- und Kosteneinsparungen bis hin zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Mit den richtigen Tools und Softwarelösungen können Unternehmen den gesamten Contract Lifecycle nahtlos und sicher digitalisieren.
