Digitale Signatur einfach erklärt: Alles, was Sie wissen müssen

In der digitalen Welt spielen sichere und effiziente Prozesse eine entscheidende Rolle. Die digitale Signatur ermöglicht es, Dokumente rechtssicher und manipulationssicher elektronisch zu unterzeichnen.

Doch was genau ist eine digitale Signatur, wie funktioniert sie, und welche Vorteile bringt sie?

In diesem Artikel erklären wir das Thema leicht verständlich, bieten praktische Beispiele und zeigen Ihnen, wie Sie digitale Signaturen in Ihrem Alltag nutzen können.

Digitale Signatur vs. elektronische Signatur: Erklärung und Vergleich

Eine elektronische Signatur ist der Oberbegriff für alle Signaturen, die elektronisch erstellt werden – vom Klick auf einen „Ich stimme zu“-Button bis hin zur rechtlich sichersten qualifizierten Signatur. Es handelt sich hierbei insbesondere um ein juristisches Konzept, welches innerhalb der Europäischen Union durch die eIDAS-Verordnung klar definiert ist.

Die digitale Signatur ist eine spezielle Art der elektronischen Signatur. Sie nutzt kryptografische Verfahren, um sicherzustellen, dass das Dokument nicht verändert wurde und vom richtigen Unterzeichner stammt. 

Arten der elektronischen Signatur

Nicht jede elektronische Signatur ist gleich. Die europäische eIDAS-Verordnung definiert drei Hauptarten, die sich in Sicherheit und rechtlicher Verbindlichkeit unterscheiden:

1. Einfache elektronische Signatur (EES)

• Eingescannte Unterschriften oder „Ich stimme zu“-Buttons.
• Geringes Sicherheitsniveau, nur für einfache Anwendungen geeignet.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

• Basierend auf einem Zertifikat, das die Identität des Unterzeichners bestätigt.
• Mittleres Sicherheitsniveau, geeignet für viele Verträge (z. B. Mietverträge).

3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

• Erfüllt höchste Sicherheitsstandards, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
• Verwendung z. B. bei Kreditverträgen oder Vollmachten.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist so etwas wie ein digitaler Fingerabdruck mit Herkunftsangabe, den man benutzt, um sicherzugehen, dass ein Dokument echt ist und nicht verändert wurde.

Wenn jemand eine digitale Signatur benutzt, kann man überprüfen:

• Wer das Dokument geschickt hat (es kommt wirklich von dieser Person).
• Dass der Inhalt nicht verändert wurde, seit es unterschrieben wurde.

Das hilft, Vertrauen zu schaffen, vor allem, wenn Menschen digital zusammenarbeiten oder wichtige Dinge regeln, wie zum Beispiel Verträge abschließen.

Wie funktioniert die digitale Signatur?

Die digitale Signatur basiert auf kryptografischen Verfahren, insbesondere der asymmetrischen Kryptografie. Dabei kommt ein sog. Schlüsselpaar  zum Einsatz:

• Privater Schlüssel: Vom Unterzeichner verwendet, um die Signatur zu erstellen. Dieser Schlüssel ist streng geheim und nur dem Unterzeichner bekannt.
• Öffentlicher Schlüssel: Wird vom Empfänger genutzt, um die Signatur zu überprüfen. Dieser Schlüssel kann beliebig weitergegeben werden, um Dokumente zu validieren.

Ablauf einer digitalen Signatur:

1. Aus dem Dokument wird ein einzigartiger Hash-Wert erzeugt, d.h. ein digitaler Fingerabdruck der Daten mit einer festen Länge. Wenn sich auch nur ein einziges Zeichen im Dokument ändern würde, entstünde ein vollkommen anderer Hash-Wert.
2. Dieser Hash-Wert wird mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt und mit in das Dokument eingebunden. Dieser Vorgang kann ausschließlich vom Unterzeichner vorgenommen werden, da nur dieser Zugriff auf seinen privaten Schlüssel hat.
3. Das Dokument kann nun weitergegeben werden.
4. Der Empfänger kann jederzeit den Hash-Wert des Dokuments erneut erzeugen und den im Dokument eingebundenen verschlüsselten Hash-Wert entschlüsseln. Wenn die beiden Werte exakt übereinstimmen, ist mathematisch sichergestellt, dass das Dokument wirklich vom Unterzeichner unterschrieben wurde (nur dieser hatte den privaten Schlüssel zum Verschlüsseln) und nicht verändert wurde (sonst würden die beiden Hash-Werte nicht übereinstimmen).

Arten der digitalen Signatur

Digitale Signaturen lassen sich hinsichtlich ihrer Sicherheit anhand einiger technischer Aspekte wie Hash-Verfahren, Verschlüsselungsverfahren und Schlüssellänge voneinander unterscheiden.

In der Praxis regelt die eIDAS-Verordnung zusammen mit vielen Standards des Europäischen Instituts für Telekommunikationsnormen (ETSI) die Anforderung an digitale Signaturen für fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Die einfache elektronische Signatur umfasst keine digitale Signatur. Der Vergleich der verwendeten digitalen Signatur einer fortgeschrittenen und einer qualifizierten Signatur ist aber sehr interessant:

Warum ist die digitale Signatur wichtig?

Sicherheit und Effizienz im digitalen Zeitalter

• Sicherheit: Schützt vor Manipulation und garantiert die Echtheit des Unterzeichners.
• Zeitersparnis: Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, verschickt und eingescannt werden.
• Umweltfreundlichkeit: Reduktion des Papierverbrauchs und der CO₂-Emissionen durch digitale Prozesse.

Praxisbeispiel: Vertragsunterzeichnung

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Mietvertrag unterzeichnen. Statt den Vertrag per Post zu verschicken, können Sie ihn digital signieren und sofort abschicken. Der Vermieter kann die Signatur prüfen und den Vertrag unverzüglich gegenzeichnen.

Anwendungsbeispiele der digitalen Signatur

Die digitale Signatur wird in vielen Bereichen genutzt, um Prozesse zu optimieren und abzusichern:

1. Rechtssichere Verträge: Arbeitsverträge, Mietverträge, Kaufverträge.
2. Behördliche Dokumente: Steuererklärungen, Anträge, Ausschreibungen.
3. Bankgeschäfte: Kreditverträge, Kontoeröffnungen.‍
4. E-Mail-Sicherheit: Authentifizierung und Schutz vor Phishing-Angriffen.

Wie wählt man das richtige Tool für digitale Signaturen?

Die Wahl des richtigen Tools für digitale Signaturen hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Es gibt zahlreiche Plattformen, die digitale Signaturen ermöglichen – von einfachen Lösungen für den privaten Gebrauch bis hin zu professionellen Tools für Unternehmen. Wichtig ist, dass die Plattform rechtssicher ist, einfache Bedienbarkeit bietet und Ihre Daten sicher verarbeitet.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, die Ihnen eine benutzerfreundliche und rechtlich konforme Möglichkeit bietet, Dokumente digital zu unterzeichnen, ist Paperless die richtige Wahl. Unsere Plattform erfüllt höchste Sicherheitsstandards, ist eIDAS-konform und ermöglicht es Ihnen, Dokumente schnell, effizient und umweltfreundlich zu signieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur ersten digitalen Signatur mit Paperless

1. Dokument hochladen: Wählen Sie das Dokument aus, das signiert werden soll.
2. Unterzeichner festlegen: Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Unterzeichners ein.
3. Signaturfeld platzieren: Platzieren Sie das Signaturfeld im Dokument.
4. Signieren: Der Unterzeichner erhält eine Benachrichtigung, öffnet das Dokument und signiert es digital.

Verifizieren: Der Empfänger kann die Signatur prüfen und das Dokument speichern.

Fazit

Die digitale Signatur ist ein unverzichtbares Werkzeug in der digitalen Welt. Sie spart Zeit, erhöht die Sicherheit und schont die Umwelt. Egal ob Unternehmen oder Privatperson – mit der richtigen Lösung profitieren alle von den Vorteilen.

FAQ

Häufige Fragen zur digitalen Signatur

1. Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein kryptografisches Verfahren, das die Identität des Unterzeichners und die Integrität eines digitalen Dokuments sicherstellt. Sie ist eine spezielle Art der elektronischen Signatur und erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen.

2. Ist eine digitale Signatur rechtsverbindlich?

Ja, eine digitale Signatur ist rechtlich verbindlich, wenn sie den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entspricht. Besonders die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet höchste Rechtssicherheit.

3. Welche Vorteile hat eine digitale Signatur?

Die Vorteile der digitalen Signatur umfassen Zeitersparnis, hohe Sicherheit, Umweltfreundlichkeit und Rechtssicherheit. Besonders in Bereichen wie Vertragsunterzeichnung oder behördlichen Prozessen ist sie unverzichtbar.

4. Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Signatur und einer elektronischen Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine spezifische Art der elektronischen Signatur, die auf Kryptografie basiert. Während eine elektronische Signatur ein Oberbegriff ist, garantiert die digitale Signatur die Sicherheit und Integrität eines Dokuments, beispielsweise bei der eIDAS-konformen Signatur.

5. Wie kann ich digitale Signaturen in meinem Unternehmen nutzen?

Digitale Signaturen eignen sich ideal für Verträge, behördliche Dokumente und rechtlich bindende Vereinbarungen. Sie helfen, Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Sicherheit zu erhöhen. Mit einer Lösung wie Paperless können Sie die digitale Signatur einfach und effizient in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

6. Brauche ich spezielle Software für digitale Signaturen?

Ja, es gibt zahlreiche Tools für digitale Signaturen, die benutzerfreundlich sind. Plattformen wie Paperless bieten intuitive Lösungen, mit denen Sie Dokumente schnell und unkompliziert digital signieren können.

7. Wie sicher ist die digitale Signatur in Unternehmen?

Die digitale Signatur in Unternehmen ist äußerst sicher, da sie durch kryptografische Verfahren wie Verschlüsselung Manipulationen verhindert. Sie wird häufig verwendet, um vertrauliche Dokumente digital zu signieren und sensible Daten zu schützen.

8. Was kostet die Nutzung digitaler Signaturen?

Die Kosten für digitale Signaturen hängen vom Anbieter und der Anzahl der benötigten Signaturen ab. Viele Anbieter, darunter Paperless, bieten flexible Preismodelle, die sich an den Bedürfnissen von Privatpersonen und Unternehmen orientieren.

9. Kann ich ein PDF digital signieren?

Ja, Sie können ein PDF mit einer digitalen Signatur versehen. Viele Tools und Softwarelösungen ermöglichen es, PDF-Dokumente digital zu signieren, ohne sie ausdrucken oder scannen zu müssen.

10. Kann ich Verträge online unterzeichnen?

Ja, Verträge können Sie problemlos online unterzeichnen, indem Sie eine digitale Signatur nutzen. Diese Methode spart Zeit und sorgt dafür, dass Dokumente rechtlich sicher und unverändert bleiben.

11. Welche Software wird für digitale Signaturen empfohlen?

Es gibt verschiedene Software-Lösungen für digitale Signaturen, die einfach zu bedienen und sicher sind. Achten Sie darauf, dass die Software eIDAS-konform ist und Verschlüsselungstechnologien verwendet.

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Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass die Informationen in diesem Blogartikel allgemeiner Natur sind und keine rechtliche Beratung ersetzen. Bei konkreten Fragen empfehlen wir, einen Rechtsanwalt oder Experten zu Rate zu ziehen.

Quellen:
https://www.adobe.com/devnet-docs/acrobatetk/tools/DigSig/Acrobat_DigitalSignatures_in_PDF.pdf
https://portal.etsi.org/TB-SiteMap/esi/esi-activities
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj