3 Wege die Vertriebspotenziale (mit Paperless) auszuschöpfen

Vertriebsmitarbeiter stehen unter Druck. Jedes Quartal, jeden Monat, jede Woche und jeden Tag. Denn das übergeordnete Ziel lautet stets: größtmöglichen Umsatz generieren und Verkaufszyklen kurz halten. Anstatt die Produktivität zu erhöhen und eine maximale Customer Experience zu erzielen, führen die Komplexität und fehlende Schnittstellen zwischen verschiedenen Softwaretools häufig zu unnötigem Mehraufwand und doppelter Datenhaltung.

Dabei können neue Technologien maßgeblich dazu beitragen, die Produktivität und Customer Experience enorm zu steigern. Insbesondere wurde festgestellt, dass die Einführung von elektronische Signaturen die Durchlaufzeiten von Verträgen um bis zu 80 % verkürzt, gleichzeitig den vertriebsbezogenen Verwaltungsaufwand reduziert und durch eine ganzheitliche Lösung wiederkehrende Abläufe automatisiert werden können.

Wie das aussieht, möchten wir euch in diesem Blog am Beispiel von Paperless zeigen.

1. Adminarbeiten ersparen

Insbesondere die Vertragserstellung ist in vielen Unternehmen ein absoluter Effizienzkiller, die Vertriebsmitarbeiter vom aktiven Verkaufen abhält. So berichtet Ken Krogue, der Gründer von Xant, in einem Artikel des Forbes Magazin, dass nur rund ein Drittel der Arbeitszeit von Vertriebsmitarbeitern mit dem eigentlichen Vertrieb zugebracht wird und daraus resultierend nur rund 53% aller Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele erreichen. Auf der anderen Seite berichten 79% der Vertriebsmitarbeiter, dass Produktivitätssteigerung einer der treibenden Faktoren für die Zielerreichung sind. Wenn nun also Adminarbeiten im Vertragswesen reduziert werden, können Vertriebspotenziale ausgeschöpft werden und so neuer Umsatz generiert werden. Die Paperless Plattform leistet mit intelligenten Dokumenten-Vorlagen einen großen Beitrag zur Effizienzsteigerung. Hervorzuheben sind hierbei beispielsweise die sogenannten intelligenten Variablen, mit denen individuelle Inhalte, wie beispielsweise Name und Anschrift des Kunden, automatisch in eingefügt werden können. Darüber hinaus können alle Formularfelder, also diejenigen Felder, die von den Empfängern ausgefüllt werden, vorab einzelnen Personen zugewiesen - und so im späteren Verlauf von der richtigen Person ausgefüllt werden. Dieses einmalige Aufsetzen von intelligenten Vorlagen spart Vertriebsmitarbeitern bereits ab dem Versand des ersten Dokuments enorm viel administrative Arbeit.

2. Verträge zügig abwickeln

Im Vertrieb kommt es auf Geschwindigkeit an. Tatsächlich gehen 35-50 % der Verkäufe an den Anbieter, der zuerst antwortet. Zudem sinkt die Wahrscheinlichkeit, jemanden zu erreichen, um mehr als das Zehnfache nach der ersten Stunde des Erstkontaktes. Dennoch limitieren sich die Käufer oftmals selbst mit komplexen Entscheidungsmechanismen und internen Freigabe-Prozessen. In den meisten Unternehmen mit 100 - 500 Mitarbeitern sind dabei durchschnittlich sieben Personen im Entscheidungsprozess involviert. Ein analoges Einsammeln von Unterschriften wird dann schnell zur Qual. Im Durchschnitt dauert das Einsammeln dieser Unterschriften zwischen fünf und sechs Tagen - zu gewissen Zeiten im Jahr auch bedeutend länger. Lösungen wie Paperless helfen in sehr hohem Ausmaß dabei, diese Zeit zu reduzieren. Bestehende Vorlagen können mit wenigen Klicks zu personalisierten Verträgen formatiert, zur Unterschrift freigegeben und anschließend versendet werden. Selbst komplexe Freigabeprozesse, die hierarchie-bedingten Reihenfolgen unterliegen, können so in sekundenschnelle ermöglicht werden. Nicht länger müssen sich so Teams zeitaufwendig vor Ort treffen oder unterzeichnete Dokumente manuell zusenden. Unsere eigenen Studien von über 7000 versendeten Dokumenten haben gezeigt, dass über 80% der Verträge noch am selben Tag unterzeichnet zurückgesendet werden. Diese schnellen Durchlaufzeiten sind ohne eine digitale Lösung nur sehr schwer bis unmöglich erreichbar. Dauert der Vertragsschluss doch länger als ursprünglich erwartet, schaffen automatische Erinnerungen Abhilfe. Zeitaufwendige, manuelle Follow-Ups fallen auch hier weg. Vertriebsmitarbeiter gewinnen wieder kostbare Zeit für das aktive Verkaufen und die Neukundenakquise zurück.

3. Mehr Abschlüsse durch Transparenz

Viele Vertriebsleiter berichten, dass die Schwierigkeit eines Vertriebszyklus häufig nicht in der Closing-Phase liegt, sondern vielmehr in einer schleppenden und intransparenten Kommunikation mit den Kunden. Ginge es nach dem Vertriebsmitarbeiter, so wären Vertriebszyklen mit Sicherheit kürzer als die durchschnittlichen 102 Tage. Zudem berichten 57 % der Teilnehmer einer Umfrage, dass sie sich ermutigt fühlen würden, einen Kauf bei einem Verkäufer zu tätigen, der nicht versucht, sie unter Druck zu setzen oder zu bedrängen. Wie kann der Vertriebszyklus nun also verkürzt werden, ohne Druck auf den Kunden auszuüben? Paperless bietet hierzu Statusmeldungen zu jedem Schritt des Vertrags-Prozesses, angefangen bei der Vertragserstellung, über die Genehmigung und den elektronischen Versand, bis hin zur digitalen Unterschrift und dauerhaften Archivierung. Unsere Lösung macht nicht nur kostspielige und mühsame Arbeitsschritte überflüssig, sondern bietet auch die Möglichkeit genau zu verstehen, in welcher Phase sich der Vertrag gerade befindet, wer ihn sich angesehen hat und wer ihn unterzeichnet hat. Vertriebsmitarbeiter haben somit die Möglichkeit, stets den Überblick über Projekte zu bewahren und zur richtigen Zeit bei dem Kunden nachzuhaken. Werden diese drei Grundsätze beachtet, kann das Vertriebspotenzial in Unternehmen enorm gesteigert werden. Das bedeutet, dass Ihre Teams keine kostbare Zeit mehr mit administrativen Prozessen wie dem Auffinden von Dokumenten, manuellen Anpassungen an einzelne Kunden und dem Einholen von Unterschriften verbringen müssen. Gerne können Sie sich ein eigenes Bild über die Möglichkeiten von Paperless machen! Buchen Sie hierzu gerne eine kurze und unverbindliche Produkttour mit einem unserer Experten.